что отражают календари ресурсов
Иллюстрированный самоучитель по Microsoft Project 2002
Календарь задачи
У задачи, как у ресурсов и проекта в целом, может быть свой календарь, по которому она выполняется. Например, если задача может выполняться на особом оборудовании, то режим выполнения задачи будет совпадать с режимом работы оборудования. Календарь задачи определяется в диалоговом окне сведений о задаче (рис. 12.14) в списке Calendar (Календарь). Если календарь задачи не определен (в списке выбран пункт None (Нет)), то календарем задачи считается базовый календарь проекта.
Рис. 12.14. Выбор календаря задачи в диалоговом окне сведений о задаче
Календарь задачи определяет, как трудозатраты на ее выполнение будут распределены в календаре проекта. Например, если у задачи выбран стандартный календарь (или календарь не выбран и календарем проекта является стандартный), то при назначении ресурса (выделенного на 100%) трудозатраты будут распределяться из расчета 8 часов в день со дня начала задачи. Например, на рис. 12.15 (строка 1) мы выделили ресурс на 40-часовую задачу, длящуюся в течение 5 дней. Автоматически его загрузка была определена как 8 часов ежедневно в течение 5 дней.
При распределении загрузки ресурса внутри периода, отведенного на исполнение задачи, учитывается не только календарь задачи, но и календарь ресурса. То есть чтобы определить, сколько часов ресурс должен тратить на выполнение задачи в определенный день, MS Project умножает число часов, которые ресурс может отработать в этот день, на число единиц, на которые ресурс был выделен для этой задачи. Например, если ресурс работает по стандартному календарю с 8-часовым рабочим днем, то при выделении на 100% он будет работать над задачей по 8 часов в день, а если календарь ресурса настроен на 24-часовой рабочий день, то при выделении на 100% он будет работать над задачей 24 часа. Поэтому при выделении на задачу ресурса с 24-часовым календарем (рис. 12.15, строка 3) задача с трудозатратами в 40 часов будет выполнена за 2 дня: в один день сотрудник отработает 24 часа, а в другой – 16.
При распределении трудозатрат по рабочим дням программе приходится объединять календари задачи и ресурса. Если календарь ресурса позволяет ему работать больше, чем по календарю задачи, то ресурс работает больше. (Это иллюстрирует предыдущий пример, где на задачу со стандартным календарем был выделен ресурс с 24-часовым календарем.) Если же календарь задачи требует от ресурса работать больше, чем тому полагается по персональному календарю, то ресурс работает меньше. Этот принцип иллюстрирует строка 5 на рис. 12.15: на задачу с 24-часовым календарем был выделен ресурс со стандартным календарем, и программа по-прежнему распределила нагрузку по 8 часов в день. То есть календарь ресурса имеет приоритет перед календарем задачи.
Рис. 12.15. Примеры использования календарей задач и их сочетание с календарями ресурсов
Для того чтобы календарь задач при расчете расписания имел больший приоритет, чем календарь ресурсов (например, у тех задач, которые действительно необходимо выполнять в определенное время независимо от желания сотрудников), нужно установить флажок Scheduling ignores resource calendars (Не учитывать календари ресурсов при планировании) в диалоговом окне сведений о задаче (см. рис. 12.14).
Например, на рис. 12.15 этот режим включен у задач в строках 7 и 9. У первой выбран 24-часовой календарь и назначен ресурс со стандартным календарем, а у второй, наоборот, выбран стандартный календарь и назначен ресурс с 24-часовым календарем. В обоих случаях нагрузка на ресурсы распределена в соответствии с календарем задачи.
Календари проекта
Прежде чем приступить к планированию рабочего времени, следует сказать несколько слов о том, что такое календари (применительно к Microsoft Project).
Календари определяют порядок планирования ресурсов, назначаемых задачам, и, соответственно, порядок планирования самих задач.
Основным является базовый календарь. Его используют календари проекта, ресурса и задачи, но у каждого ресурса может быть собственный календарь, отличающийся от остальных.
Календари создаются для трудовых ресурсов (сотрудников), но не для материальных, то есть считается, что, например, копировальный аппарат доступен всегда, а сотрудник, работающий с этим аппаратом, имеет свой рабочий график.
Не следует путать календарь в качестве рабочего графика (календарь проекта, календарь ресурса, календарь задачи) и представление «Календарь». Во втором случае это просто один из вариантов отображения информации.
В Microsoft Project используется несколько календарей для определения доступности ресурса и способа планирования задач.
Календарь проекта. Этот календарь используется для назначения расписания работы по умолчанию для всех задач проекта.
Календарь ресурса. Для каждого вводимого ресурса Microsoft Project создает отдельные календари ресурсов на основе параметров в стандартном календаре. Можно изменять эти календари, нажав кнопку «Изменить рабочее время» на вкладке «Общие» в диалоговом окне «Сведения о ресурсе». Можно также создать и назначить календари ресурсов для отдельных ресурсов или групп ресурсов для задания определенных рабочих часов.
| Примечание – Можно назначить ресурс второй или ночной смене. Можно изменять календари ресурсов, чтобы указать нерабочее время (Часы или дни в календаре ресурса или проекта, на которые Project не может планировать выполнение задач, поскольку работа в это время не выполняется. В нерабочее время входят перерывы на обед, выходные и праздничные дни.), например отпуска и отгулы. |
Календарь задачи. Задачи планируются на основе рабочего времени в календаре проекта. Однако можно в календаре задачи настроить рабочее время из календаря проекта, если имеются задачи, которые необходимо завершить к разным срокам, в особенности задачи, не зависящие от ресурсов. Календарь задачи особенно полезен для оборудования, работающего и выполняющего задачи ночью или в выходные дни, что в календаре проекта определено как нерабочее время.
Базовый календарь. Базовый календарь это Календарь, задающий стандартное рабочее и нерабочее время для набора ресурсов, который может использоваться в качестве календаря проекта или задачи. Отличается от календаря ресурса, задающего рабочее и нерабочее время для отдельного ресурса. Используется в качестве шаблона для календаря проекта, календаря ресурса и календаря задачи. Microsoft Project предоставляет три базовых календаря. Экранная форма выбора календаря представлена на рисунке 2.6:
· «Стандартный (рабочие дни с 8:00 до 17:00, с часовым перерывом)»;
Если вас устраивает стандартные шаблоны календарей, то достаточно выбрать его из списка представленного на рисунке далее.
Рисунок 2.6 – Выбор стандартного календаря для проекта
Существует возможность создать календарь с помощью шаблонов, которые содержит Microsoft Project. Можно также использовать другие шаблоны, например используемые в вашей организации. Для выбора календаря необходимо открыть закладку «Проект» / «Изменить рабочее время».Экранная форма представлена на рисунке 2.7.
Рисунок 2.7 – Вкладка «Проект»
Далее система откроет окно представленное на рисунке 2.8.
Рисунок 2.8 – Экранная форма окна «Изменить рабочее время»
Если вас не устраивает стандартный календарь, то необходимо нажать кнопку«Создать новый календарь…».Система откроет окно представленное на рисунке 2.9.
Рисунок 2.9 – Окно «Создание нового базового календаря»
Необходимо зафиксировать новое название календаря. Выбрать вариант сохранения – «Создать новый базовый календарь»и нажать кнопку «ОК».
Если вы планируете пользоваться стандартным календарем но хотите изменить рабочее время, то необходимо далее перейти к этапу «Определение рабочего времени проекта». Для этого необходимо перейти на закладку «Рабочие недели» и нажать кнопку «Подробности…».Пример экранной формы представлен на рисунке выше.
Для проекта «Учебный проект», который взят в качестве примера, выберем шаблон «Стандартный».
Например, для проекта «Учебный проект» заданы рабочие часы с 10 до 14ис 15 до 19.
Как правило, во все дни недели рабочие часы одинаковые, поэтому указывать одни и те же часы для каждого дня необязательно. В Microsoft Project можно указать рабочее время для одного из дней и нажать кнопку «Применить для всех дней».
Если не хватает двух смен, то следует щелкнуть на надписи «Указать дополнительные смены», тогда можно будет создавать до пяти смен в сутки.
Чтобы задать рабочее время для нескольких определенных рабочих дней, следует выделить их мышью, удерживая клавишу «Ctrl». Тогда изменения будут касаться всех выделенных дней, и распространяться на другие месяцы. Кроме того, можно не только изменять рабочее время обычных дней, но и делать выходные дни рабочими.
Так же необходимо определяют такие параметры, как количество часов в рабочем дне, количество рабочих часов в неделе и количество рабочих дней в месяце. При этом нужно иметь в виду график, который был указан на предыдущих шагах. Эти параметры будут использоваться для вычисления, сколько часов требуется для выполнения задачи, если длительность задана, например, в днях. Microsoft Project при планировании изменяет, все единицы времени на часы.
Ресурсы проекта
Смотреть на youtube || на ИНТУИТ в качестве: низком | среднем | высоком
5. Ресурсы проекта
Составление списка ресурсов
Общие правила описания ресурсов
Эффективное управление ресурсами – одно из главных достоинств Project. Оценка ресурсов плановой операции призвана определить, какие ресурсы (человеческие, оборудование или материальные средства) будут использоваться и в каком количестве, и когда каждый из ресурсов будет доступен для выполнения проектных операций.
Ресурсы – это исполнители, оборудование и материалы, необходимые для выполнения задач проекта. В Project представлено три типа ресурсов – Трудовой, Материальный, Затратный:
Тип ресурса определяет принцип учета данного ресурса в плане проекта.
В Project для ресурсов определены свойства: доступность и стоимость. Доступность определяет, когда ресурс может работать над выполнением задач проекта, стоимость – затраты, связанные с использованием данного ресурса в проекте.
Для определения рабочего времени и выходных дней ресурса, может быть создан собственный календарь ресурса.
Планирование ресурсов начинается с определения состава ресурсов.
Количество ресурсов в проекте ограничено, практически, только здравым смыслом. Максимально возможное число – 700 000 ресурсов.
Можно вводить ресурсы по мере их назначения задачам, либо использовать список ресурсов, созданный для данного проекта.
Для работы со списком ресурсов обычно используется представление Лист ресурсов.
Ввод ресурсов
Для ввода ресурсов обычно используется таблица Запись представления Лист ресурсов.
Название ресурса вводится в поле Название ресурса.
По умолчанию любому ресурсу присваивается тип Трудовой. Значение поля Тип необходимо выбрать из раскрывающегося списка.
Тип ресурса определяет принцип учета данного ресурса в плане проекта. Участие в проекте трудовых ресурсов исчисляется во временных единицах, материальных ресурсов – в количественных, поэтому после выбора типа ресурса многие поля таблицы заполняются значениями, принятыми по умолчанию (рис. 5.1).
Для установки параметров ресурса используют различные таблицы представления Лист Ресурсов. Можно также использовать комбинированное представление, при котором в нижней части окна отображается форма сведений о ресурсе. Для этого следует нажать кнопку Подробно (Отобразить сведения о ресурсе) группы Свойства вкладки Ресурс.
Для ввода и/или выбора некоторых параметров ресурса может потребоваться диалоговое окно Сведения о ресурсе, которое отображается кнопкой Сведения группы Свойства вкладки Ресурс или двойным мыши щелчком по строке ресурса.
С помощью окна Сведения о ресурсе параметры можно изменять как для отдельного ресурса, так и для нескольких одновременно выделенных.
Следует обратить внимание, что некоторые параметры ресурсов целесообразно вводить только при их назначении.
Планирование ресурсов и создание назначений
Назначения
Для удаления назначения необходимо выделить задачу, на которую назначен ресурс, в диалоговом окне Assign Resources (Назначить ресурсы) выделить ресурс и щелкнуть по кнопке Remove (Удалить) диалогового окна.
Тип задачи устанавливается на вкладке Advanced (Дополнительно) диалогового окна Task Information (Информация о задаче)
Тип Fixed Units (Фиксированный объем ресурсов) устанавливается для задачи, если необходимо, чтобы объем ресурсов задачи не изменялся при изменении длительности или трудозатрат, назначенных на выполнение задачи. Т.е. длительность и трудозатраты полностью определены объемом ресурсов, выделенными на выполнение задачи. Этот тип присваивается задачам по умолчанию.
Тип Fixed Duration (Фиксированная длительность) устанавливается, когда необходимо, чтобы длительность задачи не изменялась при изменении трудозатрат или количества исполнителей, назначенных на выполнение задачи. Применяется для задач, время выполнения которых не может быть изменено назначением (или удалением) сотрудников.
Тип Fixed Work (Фиксированные трудозатраты) устанавливается, когда необходимо, чтобы трудозатраты задачи не изменялись при изменении длительности или объема ресурсов, назначенных для выполнения задачи. Если у задачи такого типа увеличить длительность, т.е. выделить ресурсам больше времени, то нагрузка на ресурсы в единицу времени уменьшится. Если выделить больше сотрудников, то уменьшится длительность. По определению, все задачи типа Fixed Work являются задачами с фиксированным объемом работ.
Фиксированный объем работ
При увеличении или уменьшении количества ресурсов, назначенных на задачу, MS Project уменьшает или увеличивает длительность задачи в зависимости от количества ресурсов, назначенных на выполнение задачи, при этом трудозатраты не изменяются. Этот способ планирования называется планированием с фиксированным объемом работ, этот способ используется в MS Project по умолчанию, как только ресурсы назначены на задачи.
При первом назначении ресурсов на задачи, трудозатраты вычисляются и фиксируются, доля от общего объема трудозатрат, выделенная каждому из ресурсов, меняется.
Планирование с фиксированным объемом работ имеет смысл, только когда ресурсы, назначенные на задачу, добавляются или удаляются.
Планирование с фиксированным объемом работ не применимо, когда изменяются трудозатраты, длительность, объем ресурсов уже назначенных на задачу.
Календарь задачи
Свойства назначений
Краткие итоги
Ресурсы проекта
Настройка доступности ресурсов
Назначение числа единиц ресурсов
В поле Макс. единиц указывается, как данный трудовой ресурс работает над проектом – в режиме полной или частичной занятости, или же он вместе с несколькими аналогичными ему ресурсами объединен в один ресурс.
Если требуется указать, что ресурс посвящает проекту все свое время, устанавливают значение 100 %. Если же помимо этого проекта, ресурс занят при выполнении других проектов, следует установить, какую часть рабочего времени ресурс может быть использован. Например, 50 % означает, что ресурс может быть использован в текущем проекте 50 процентов своего рабочего времени. Значение в поле Макс. единиц может и превышать 100 %. Например, если требуется указать, что в проекте на условиях полной занятости будет участвовать группа ресурсов, например два редактора (два компьютера), в поле Макс. единиц следует указать значение 200 %.
Следует иметь в виду, что процентное значение единиц задается исходя из показателей доступности, установленных в календаре ресурса. По умолчанию календарем ресурса служит Стандартный календарь проекта, предусматривающий 40-часовую рабочую неделю. Но если назначить ресурсу другой базовый календарь или настроить имеющийся календарь ресурса, максимальное число единиц будет выводиться из этого календаря.
Величина единиц доступности ресурса может быть различной в различное время.
На вкладке Общая в таблице Доступность ресурса необходимо указать период доступности ресурса. В таблице Доступность ресурса в поле Доступен с вводят дату начала, в поле Доступен до – дату окончания периода доступности, а в поле Единицы – значение доступности. Таких периодов для одного ресурса может быть несколько, в том числе и с разным уровнем доступности (рис. 5.2).
Для материальных и затратных ресурсов поле Макс. единиц недоступно, поскольку ресурсы не связаны с календарями или иными объектами, которые показывали бы их доступность.
Количество используемого материального ресурса зависит от конкретного назначения и устанавливается с помощью единиц назначения. При желании в поле Единицы измерения материалов можно указать единицу измерения.
Календарь ресурса
По умолчанию, для каждого ресурса автоматически создается календарь, параметры которого совпадают с параметрами основного (базового) календаря проекта. Однако некоторые трудовые ресурсы могут иметь свой персональный график работы, кроме того, необходимо учесть периоды отпусков или неполную занятость ресурса на задачах данного проекта. Календари ресурсов затрагивают определенный ресурс или категорию ресурсов. Из календаря ресурсов видно, что некоторые ресурсы работают только стандартное рабочее время, тогда как другие работают три полные смены, или что член команды проекта может быть недоступен из-за отпуска или участия в семинаре, или, к примеру, что некоторые сотрудники работают лишь по определенным дням недели согласно условиям контракта.
Календарь, отличный от календаря проекта, для ресурса может быть выбран в столбце Базовый календарь таблицы представления Лист ресурсов (см. рис. 5.1).
Для определения рабочего времени и выходных дней ресурса, если они отличаются от установленного базового календаря проекта, может быть создан собственный календарь ресурса. Для создания календаря ресурса следует в диалоговом окне Сведения о ресурсе на вкладке Общие (см. рис. 5.2) нажать кнопку Изменить рабочее время. Календарь ресурса (рис. 5.3) создается точно так же, как и календарь всего проекта (см. «Создание проекта» )
Для материальных и затратных ресурсов выбрать календарь и, тем более, изменить календарь невозможно, поскольку ресурсы не связаны с календарями или иными объектами, которые показывали бы их доступность.