Отправка и прием факсов через МФУ
КАК НАСТРОИТЬ ФАКС НА МФУ: 4 ОСНОВНЫХ ШАГА
Ключевым аргументом в пользу покупки МФУ как вида офисной техники служит его многофункциональность. МФУ успешно используется как копировальный аппарат, сканер, принтер, и даже факс.
Не менее важно и то, что МФУ способно работать автономно или от компьютера, а стоимость оборудования будет существенно ниже в сравнении с ценой всех перечисленных устройств по отдельности. Но все эти преимущества актуальны только в случае, когда пользователь будет грамотно использовать все возможности такого аппарата. Например, как настроить факс на МФУ.
Самые распространенные типы принтеров в конструкции МФУ
Что могут делать МФУ
Инструкция по настройке
Функция факса (в том числе на МФУ) работает через телефонную линию. Перед тем, как настроить факс на МФУ, необходимо выполнить его подключение. Для этого понадобится компьютер и телефонная линия.
Подключение МФУ
Для ОС Windows предлагается следующий алгоритм действий:
1. В Панели управления нужно выбрать параметр, отвечающий за установку и удаление программного обеспечения;
2. Среди элементов ОС требуется выбрать «Службу факсов» и в дальнейшем следовать инструкции, которая будет сформирована мастером компонентов;
3. После этого ПК распознает МФУ, позволит через вкладку «Свойства» в контекстном меню (в директории «Принтеры и факсы») установить необходимые настройки.
В большинстве случаев ответ, как настроить принтер как факс, можно получить, определившись с алгоритмом подключения к телефонной линии. Оптимальным решением станет следование инструкции производителя техники.
Совет: рекомендуется использовать для этих целей отдельную линию. В этом случае настройка будет более удобной, простой, во время отправки или приема сообщения аппарат будет работать автоматически без вмешательства оператора.
Установка драйверов
Перед тем, как подключить факс к принтеру, для управления и корректной работы устройства потребуется установка драйверов. В комплекте с любым из аппаратов есть диск с соответствующим ПО. Отдельные бренды (например, Samsung и HP) используют универсальные драйверы, которые можно использовать для всей линейки МФУ. До того, как настроить факс на принтере, необходимо учесть, что предложенное ПО с установленной на компьютере ОС обязательно должны быть совместимы.
Как настроить факс через принтер: 5 основных шагов
1. Подключение МФУ к компьютеру, телефонной линии, установка всех необходимых драйверов.
2. Настройка всех рабочих параметров устройства во вкладке «Настройка факса».
Совет: Рекомендуется отключить «Коррекцию ошибок», из-за которой достаточно часто возникают сбои в работе системы. Также желательно на этом этапе проверить работоспособность аппарата, сохранить выбранные параметры.
3. В ситуации, когда МФУ подключается к мини-АТС, потребуется файл-прошивка и специальная утилита для автоматизации обновления ПО в ходе эксплуатации оборудования (как правило, все необходимые программы есть на сайте компании-производителя).
4. После запуска утилиты потребуется выбор МФУ и файла.
5. Перезагрузка. После этого потребуется повторная настройка оборудования.
Также рекомендуется проверить базовые настройки устройства, чтобы оптимизировать результаты работы. В частности, возможно потребуется внесение изменений в телефонную книгу, выбор между тональным или импульсным типом набора (они должны совпадать на телефоне и МФУ). Более стабильно факс будет работать при невысокой скорости передачи (соответствующий режим необходимо выбрать в настройках). После установки оптимальных параметров лучше проверить аппарат (на главной панели для этого предусмотрена функция «Настройка», в которой есть опция «Инструменты» и «Проверить»).
Отправка и прием факсов через МФУ
Процесс отправки факса
Факс может отправляться с автоматического устройства подачи документов (АПД) или сканирующего гаджета. Первый вариант больше подходит для месседжей, состоящих из большого количества страниц. При этом можно отправлять как текст, так и графические изображения. Перед тем, как отправить факс МФУ, потребуется:
· направляющая перемещается в крайнее положение;
· документ помещается так, чтобы изображение было направлено вверх;
· бумага загружается так, чтобы верх был подан первым;
· после отображения на экране сообщения «Оригинал загружен» нужно нажать «Факс» и выбрать номер;
· выбрать опцию «Цветной» или «Черно-белый».
Отправка со стекла сканера рекомендуется в случае, если бумага имеет нестандартный размер, документ состоит из одной или пары страниц или модель МФУ в принципе не имеет АПД. В этом случае до того, как отправить факс через принтер, оригинал выравнивается по левому краю стекла изображением вниз. После закрытия крышки сканера необходимо нажать «Факс», набрать номер и выбрать опцию «Цветной» или «Черно-белый».
Процесс получения факса
Перед тем, как принять факс на МФУ, необходимо учитывать, что устройство способно принимать сообщения как вручную, так и автоматически. Есть возможность получать сообщения при нажатии соответствующей кнопки или через автоответчик. Во втором случае перед тем, как получить факс на принтер, аппарат сам ответит на входящий звонок и так абонент сможет оставить голосовое сообщение. Но при получении тонального сигнала выполняется автоматическое переключение на факс.
Много вопросов возникает по поводу того, как отправить факс с принтера в безопасном режиме. Ведь бывают ситуации, когда принтер может остаться без присмотра. В таком режиме неавторизованным пользователям доступ к документам будет запрещен. Для его настройки потребуется зарегистрированный секретный код, чтобы избежать непредвиденных ситуаций и утечек информации.
Если четко следовать рекомендуемому производителем алгоритму действий, в большинстве случаев МФУ сможет успешно заменить сразу несколько видов офисной техники. При этом появится возможность сэкономить деньги, которые потребуются не только на покупку, но и на его периодическое обслуживание, ремонт. Важно только правильно настроить агрегат, чтобы использовать его возможности в полном объеме.
Дата добавления: 2020-04-25 ; просмотров: 145 ; Мы поможем в написании вашей работы!
Подключение факса и особенности использования
Что такое факс, виды и возможности
Факс — представитель оргтехники, который имеется практически в каждом офисе, будь то частная мелкая организация или большое государственное учреждение. Факсимильная связь — особая технология передачи данных в виде текста и изображений при помощи электрических сигналов. Первые устройства, обладающие такими функциями, были созданы ещё в XIX веке, но широкое распространение они получили гораздо позже. Современный факс-аппарат — это устройство, которое зачастую сочетает в себе качества сканера, модема, принтера и факса. Для его работы нужен листопротяжный сканер с автоматической подачей листов. Как работает факс? При отправке, сканер распознаёт информацию с бумаги и, преобразовав её в цифровой формат, передаёт модему. Тот, в свою очередь, переводит сообщения в аналоговый сигнал, отправляет принимающему устройству по телефонной линии. Устройство, принимающее при помощи модема, демоделирует сигнал, превращая его из аналогового в цифровой. Затем передаёт принтеру, который переносит всё на бумагу — точная копия первоначального документа готова. Именно таков принцип работы телефакса.
Современные аппараты позволяют отправить, принять и распечатать документы, а также могут быть использованы в качестве телефона
Популярность устройств достигла пика, когда появились модели, способные выводить изображения на термобумагу с помощью подключения по телефонной линии. Такие аппараты обладали простой конструкцией, небольшой стоимостью сопутствующих материалов. Один недостаток — термобумага с течением времени начинает выцветать и терять изображение, так что, такие документы не подлежали долгому хранению.
Факсовые аппараты, использующие термоплёнку, переносят вещество с краской на страницу обыкновенной бумаги — примерно, как через копирку. Но, стоит отметить, что оригинальная термоплёнка по стоимости выходит намного дороже термобумаги. Рулон такой плёнки равен всего 150 страницам.
Факсы со встроенным струйным принтером позволяют воспроизводить качественные цветные изображения и копии документов. Высокая стоимость самих аппаратов и материалов, тем не менее, гарантирует качественный результат и яркость изображения. Но, распечаткам необходимо время на высыхание, они весьма чувствительны к влаге, необходимо периодически менять картриджи, не допуская высыхания чернил. Одного картриджа хватает в среднем на 900 страниц.
Самые дорогие — лазерные технологии, но если сравнивать их со струйными, то в целом использование обойдётся дешевле, поскольку одного картриджа достаточно на печать 2000 страниц.
Имеются в продаже также МФУ, которые могут включать в себя сканер, механизм автоматической подачи бумаги; память для сообщений, отправленных и принятых; телефон, переключение устройства между разными режимами автоматом, возможность подключения к компьютеру.
МФУ сочетают в себе качества телефона, факса, принтера, копира и сканера
Как подключить факс к компьютеру
Сейчас все компьютеры и ноутбуки имеют возможность подключения факс-модема, а процедура настройки аппарата с помощью ОС Windows весьма проста и доступна всем. По умолчанию на персональных компьютерах служба факсов неактивна.
Подключение устройства к компьютеру в ОС Виндовс легко даже для неопытного пользователя
Как подключить факс к телефонной линии, и в каких режимах он может работать
В каждом офисе найдётся место и применение факсимильному аппарату, а проще говоря — факсу. Но, для того чтобы начать принимать/отправлять разнообразные документы и изображения в разные стороны света, аппарат необходимо подключить к телефонной линии. Для правильной установки и настройки, первоначально нужно ознакомиться с инструкцией, которая обязательно прилагается к факсу. Содержание всех инструкций сводится к следующим пунктам:
Подсоедините штекер телефонной линии в соответствующий порт устройства
Факсимильный аппарат довольно прост в обращении и весьма долговечен. Главное, обращаться с ним бережно и аккуратно. Следует знать, как вставить бумагу в факс правильно, следить за количеством листов в лотке, не допускать их полного отсутствия в аппарате, своевременно менять картриджи. И тогда ваше устройство прослужит долго и верно, передавая и принимая с любых расстояний разнообразные тексты, документы, изображения, графики — всё, что может пригодиться вам в работе. Факсовый аппарат можно подключать разными способами и к разным устройствам: телефонной линии, компьютеру, мобильному телефону. В качестве факсимильного устройства можно использовать обычные аналоговые модемы, настроив их связь с телефонной линией и персональным вычислительным устройством. Всё это гарантирует удобство и практичность.
Как отправить факс с принтера или факса HP
Используйте факсимильный аппарат или принтер HP с функцией факса для передачи документов на другой факсимильный аппарат.
В большинстве случаев для передачи факсов требуется традиционная проводная телефонная связь. Передача факсов считается более безопасной, чем отправка документов по электронной или обычной почте.
Подготовка принтера к передаче факсов по телефонной линии стационарного соединения
Подключите принтер HP к телефонной линии, затем настройте параметры факса.
Используйте телефонный кабель. Убедитесь, что это двухжильный, а не четырехжильный кабель.
Подключите телефонный кабель к настенной розетке и к разъему 1-LINE на задней стороне принтера.
Если имеется автоответчик, подсоедините телефонный кабель к устройству, а другой его конец – к разъему 2-EXT на задней стороне принтера, чтобы автоответчик мог записывать голосовые вызовы без наложения шумов факса.
Двухжильный телефонный кабель
Установка параметров и настроек факса. Программное обеспечение HP включает средства настройки факса с инструкциями; можно также перейти в меню Факс или Настройка на панели управления принтера, чтобы изменить настройки.
Заголовок факса: введите текст, который получатели ваших факсов будут видеть в верхней части факса. Типичный заголовок факса содержит ваше имя, имя вашей организации и полный десятизначный номер факса.
Режим ответа/автоответчик: включите эту функцию, если факс должен принимать телефонные вызовы и получать факсы после указанного количества звонков. Если эта функция отключена, пользователь может вручную принимать входящие факсы с панели управления принтера.
Звонков до ответа: при телефонных звонках принтер отсчитывает заданное количество звонков, а затем отвечает на вызов.
Если одна телефонная линия используется для передачи факсов и голосовой связи, выберите количество звонков, которое обеспечит достаточно времени для ответа на телефон, прежде чем принтер примет вызов.
Если телефонная линия используется совместно с автоответчиком, задайте количество звонков на два больше количества звонков на автоответчике, чтобы автоответчик отвечал на телефон до принтера.
Тип набора: соответствует вашему типу аналогового телефона; тональный или импульсный. Если тип набора не совпадает, принтер не сможет определять звонки и отвечать на входящие вызовы.
В большинстве регионов текущим отраслевым стандартом является тональный набор. Вы можете пользоваться импульсным набором, если используете телефон с диском. Если вы не уверены в том, какой тип набора используете, обратитесь к поставщику услуг телефонии.
Проверьте настройки факса.
Передача пробного факса: отправьте одностраничный черно-белый пробный факс на номер 1-888-HPFaxme (1-888-473-2963 в США). Служба принимает факсимильные сообщения и в течение 5-7 минут отправляет ответ на номер факса, указанный в заголовке сообщения.
Отправка факса
Загрузите документ в принтер, набрав номер приема факса на панели управления принтера, затем отправьте факс.
Если вы знаете, что получатель находится дома или в домашнем офисе и использует одну линию для факса и голосовой связи, позвоните ему, чтобы предупредить о том, что вы будете отправлять факс.
Загрузите документ, который следует передать по факсу.
Стекло сканера: положите оригинал изображением вниз на стекло сканера, выровняйте его по направляющей на принтере. После этого закройте крышку сканера.
Устройство АПД: загрузите одностраничный или многостраничный документ по направляющей на лотке. Для большинства моделей документ следует загружать стороной для печати вверх верхним краем вперед. Настройте положение направляющих ширины вплотную к краям бумаги.
Убедитесь, что пустая бумага загружена во входной лоток для печати любых отчетов факса.
Наберите на принтере номер телефона, на который следует отправить факс, включая код выхода на внешнюю линию, код страны и города. При использовании быстрого набора убедитесь, что сохраненный номер содержит тире между группами чисел.
Если слышен сигнал занятой линии, телефонная линия принимающего факса занята. Попробуйте передать факс позже.
Если вы слышите чей-то голос, ответивший на вызов, дождитесь получения факса вручную или отмените передачу факса с панели управления, если есть подозрение, что номер телефона был указан неправильно.
Если вы слышите высокочастотные звуки, ваш факс передается.
Печатается отчет факса.
Изучите отчет факса, чтобы убедиться в успешной передаче факса или понять, как устранить проблему, если возникла ошибка.
Получение факса
Примите входящий факс вручную, нажав кнопку Fax на принтере. В противном случае принтер или факс автоматически будут принимать входящие факсы и печатать их, пересылать на электронную почту или сохранять их в папке на компьютере в зависимости от параметров приема.
Режим ответа/автоответчик: включите эту функцию, если факс должен принимать телефонные вызовы и получать факсы после указанного количества звонков. Если эта функция отключена, пользователь может вручную принимать входящие факсы с панели управления принтера.
Звонков до ответа: задайте количество звонков на телефоне, прежде чем принтер ответит на вызов. Если телефонная линия используется также для голосовых вызовов, выберите значение, которое позволит вам вовремя ответить по телефону. Если телефонная линия используется совместно с автоответчиком, выберите значение на два звонка больше, чем для автоответчика, чтобы автоответчик отвечал до принтера.
Сохраните факсы на компьютере или в электронной почте: Настройте HP Digital Fax в программном обеспечении принтера HP, чтобы сохранять входящие факсы в папку на компьютере/в сети или перенаправлять их в свой ящик электронной почты.
Ответы на часто задаваемые вопросы
Остались вопросы? Ознакомьтесь с дополнительной справочной информацией и ответами на вопросы.
Что делать, если не удается отправить или получить факсы или появляется сообщение об ошибке?
Большинство проблем с передачей и приемом факсов связано с проводным телефонным подключением, несовместимым телефонным оборудованием, низким качеством телефонной линии и некоторыми параметрами факса.
Если в отчете журнала принтера или факса отображается текстовое предупреждение или 3-, 12- или 15-значная ошибка, выполните поиск по коду ошибки, чтобы получить пошаговые инструкции по ее устранению.
Можно ли отправлять и получать факсы при наличии только услуг мобильной связи (беспроводная передача факсов)?
Факсы и принтер с функцией факсов HP нуждаются в традиционной проводной телефонной связи. Можно передавать факсы с помощью VoIP и DSL при наличии соответствующего оборудования и настройки. В настоящее время сотовые сети не поддерживают передачу факсов с принтера.
Чтобы передать факс с мобильного устройства, загрузите и установите приложение HP Smart с 123.hp.com и включите функцию мобильного факса.
Как отправлять и принимать факсы с помощью компьютера?
Для отправки и приема факсов используйте компьютер, подключенный к принтеру или факсимильному аппарату HP.
Отправка и получение факсов с помощью компьютера Windows
Отправляйте факсы из меню «Печать» в документе или с помощью HP Printer Assistant; получайте факсы с помощью HP Digital Fax.
Прежде чем начать, убедитесь, что принтер подключен к телефонной линии и позволяет отправлять и принимать факсы, и что на компьютер установлены полнофункциональный драйвер и программное обеспечение HP. Если программное обеспечение еще не установлено, перейдите по адресу 123.hp.com (на английском языке).
Сохраните факсы на компьютере или в электронной почте: Настройте HP Digital Fax в программном обеспечении принтера HP, чтобы сохранять входящие факсы в папку на компьютере/в сети или перенаправлять их в свой ящик электронной почты.
Отправка и получение факсов с помощью компьютера Mac
Отправляйте факсы из меню «Печать» в документе и получайте факсы с помощью HP Digital Fax.
Прежде чем начать, убедитесь, что принтер подключен к телефонной линии и позволяет отправлять и принимать факсы, и что на компьютер установлены полнофункциональный драйвер и программное обеспечение HP. Если программное обеспечение еще не установлено, перейдите по адресу 123.hp.com (на английском языке).
Сохраните факсы на компьютере или в электронной почте: Настройте HP Digital Fax в программном обеспечении принтера HP, чтобы сохранять входящие факсы в папку на компьютере/в сети или перенаправлять их в свой ящик электронной почты.
Можно ли отправить или получить пробный факс?
Да. Отправьте факс на принтер HP, затем дождитесь ответного факса, чтобы убедиться в возможности отправлять и принимать факсы.
Создайте одностраничный черно-белый пробный факс.
Добавьте номер факса в заголовок факса. Служба использует номер в заголовке, чтобы отправить обратный факс. Убедитесь, что десятизначный номер факса полностью указан в заголовке, и что он совпадает с номером телефонной линии, подключенной к факсу.
Временно приостановите или отключите любые конфликтующие услуги на телефонной линии, такие как голосовая почта, ожидание вызова, отказ от анонимного вызова, диспетчер конфиденциальности и определитель номера, так как они могут повлиять на входящие факсимильные сообщения. Набор *82 перед номером службы HP Fax Test Service приводит к разблокированию функции блокировки идентификатора вызывающего абонента в большинстве регионов. Если какая-либо из перечисленных услуг мешает факсимильной связи, обратитесь в телефонную компанию.
Отправьте пробный факс на номер 1-888-HPFaxme (1-888-473-2963 в США).
Подождите 5-7 минут, чтобы служба отправила обратный факс.
Если факс не будет получен через 10 минут, проверьте параметры факса и повторите попытку.
Можно отправлять и получать факсы с помощью службы телефонной связи DSL?
Если вы используете модем DSL/ADSL, который подключен к вашей телефонной линии для выхода в интернет, вы сможете передавать факсы по той же телефонной линии.
Микрофильтр, подсоединенный к тому же телефонному кабелю, который идет до разъема 1-LINE на принтере, может повысить вероятность успешной работы с факсами. Микрофильтры можно получить у интернет-провайдера. Если модем DSL подсоединен к той же телефонной линии, что и принтер, используйте телефонный разветвитель для подсоединения этих двух устройств.
Можно ли отправлять и получать факсы с помощью службы интернет-телефонии VoIP?
Все зависит от поставщика услуг и качества звуковой связи вашей телефонной системы.
Вероятность утраты данных при передаче через интернет (потерянные пакеты) гораздо выше, чем при использовании стандартной телефонной линии. Чтобы повысить вероятность успешной передачи, следует включить режим исправления ошибок (ECM) и задать наиболее низкую скорость передачи факса. Эти настройки факса могут быть изменены на панели управления принтера.
Необходимо иметь аналоговый телефонный адаптер, чтобы настроить работу факса с VoIP. Этот адаптер позволяет преобразовывать телефонные сигналы (такие как сигналы факса) в сигналы, которые могут передаваться цифровыми системами. Такой адаптер можно приобрести в магазине электроники или офисных товаров.
Настройка факса зависит от вашего аналогового телефонного адаптера и широкополосного модема. Выполните действия в руководстве пользователя аналогового телефонного адаптера, чтобы подключить все оборудование.
Аналоговый телефонный адаптер
Как изменить параметры отчета о подтверждении доставки факса?
Параметры отчета факса находятся в меню Факс или Настройка на панели управления принтера.
Где можно просмотреть историю факсов?
Журнал операций факса можно получить в меню Факс или Настройка на панели управления принтера.
Как можно принять факс, если моя голосовая почта всегда отвечает на вызовы?
Вы не можете автоматически принимать факсы, если на телефонной линии работает голосовая почта.
Чтобы принимать факсы, необходимо ответить на звонок с телефона и принять факс на панели управления принтера.
Если вы планируете принимать большое количество факсов, рассмотрите возможность приобретения другой телефонной линии без голосовой почты.
Почему я не могу передавать цветные факсы?
Вы можете передавать цветные факсы, только если передача цветных факсов поддерживается как отправляющим, так и принимающим факсимильным аппаратом.
Чтобы отправить цветной факс, нажмите параметр «Цветной» вместо «Черно-белый» после набора номера факса.
Можно ли передавать факс через систему офисной АТС?
Если вы работаете на большом предприятии, возможно, в компании работает автоматическая телефонная станция учреждения.
Системы АТС отличаются наличием некоторого количества локальных линий, но только нескольких общих внешних телефонных линий. Для настройки факса необходимо наличие конвертера/абонентского адаптера АТС.
По возможности убедитесь, что АТС-преобразователь/терминальный адаптер будет использовать правильный протокол для данной страны или региона. Если вы не знаете тип протокола для своей страны или своего региона, узнайте его у местной телефонной компании.
Подключите другой конец телефонного кабеля, входящего в комплект поставки, к порту линии 1-LINE на тыльной стороне принтера.
Возможно, потребуется подключить телефонный кабель к адаптеру для обеспечения соответствия стандартам страны/региона.
Подключите один конец поставляемого с принтером телефонного кабеля к порту на АТС-преобразователе/терминальном адаптере, который предназначен для работы с телефоном и факсом.