Кто такой ассистент в бизнесе
Профессия бизнес-ассистент
Эта специальность подходит новичкам и людям без опыта. Она позволяет работать как в офисе, так и удаленно. Задача специалиста – помогать руководителю в организации работы. Ассистенты с опытом могут получать до 100 тыс. рублей в месяц.
В статье расскажем, что это за профессия, какие знания и навыки в ней требуются, где искать такую работу.
Содержание статьи:
Кто такой бизнес-ассистент и что он делает?
Это сотрудник, который помогает руководителю организовать работу и выполняет его поручения. В обязанности ассистента может входить решение личных вопросов начальника, но это не основной функционал.
Чем занимается бизнес-ассистент? Обычно в его должностные обязанности входит:
Напоминание о днях рождений партнеров и коллег.
Часто в обязанности бизнес-ассистента входит перевод документов с иностранных языков, чаще всего – с английского. В небольших компаниях он может заниматься поиском и наймом персонала, закупать товары для офиса, выполнять функции контент-менеджера (обновлять сайт организации).
Бизнес-ассистент – это профессия, которая требует от кандидата разнообразных знаний и навыков. С другой стороны, она помогает получить опыт во многих сферах. Может быть первой работой для молодого специалиста, которому сложно сразу устроиться по специальности.
Отличия бизнес-ассистента от личного помощника
Бизнес-ассистент заточен на решение деловых задач. Он должен понимать, что такое бизнес-процессы, уметь вести деловую переписку и знать особенности делового этикета.
В обязанности бизнес-ассистента могут входить задачи, связанные с решением личных вопросов. Но обычно их немного – не более 10% от всех поручений. В отличие от личного помощника, который основное время тратит на решение личных вопросов.
От бизнес-ассистента требуется больше навыков и знаний. В ряде случаев он также берет на себя функции HR-менеджера, может вести переговоры с подрядчиками, проверять документы и решать другие задачи, которые личный помощник не выполняет.
Плюсы и минусы профессии
Сколько зарабатывают бизнес ассистенты?
Если рассматривать вакансии в крупных городах, то новичкам могут платить от 30-40 тыс. рублей в месяц. В Москве средняя зарплата составляет 50-60 тыс. рублей в месяц. В крупных организациях она доходит до 70-80 тыс. рублей. К этой сумме могут прибавляться премии, которые руководитель выплачивает в случае успешной работы.
Больше зарабатывают бизнес-ассистенты в международных компаниях и фирмах, работающих с иностранцами. В этом случае сотрудник должен знать английский, а часто – несколько иностранных языков. Заниматься переводами и переговорами на английском. За такую работу могут платить порядка 100 тыс. рублей в месяц.
На фрилансе ставка почасовая. Она может составлять от 100-200 рублей в час и выше в зависимости от сложности задач и уровня специалиста. Например, свои услуги удаленные бизнес ассистенты часто предлагают на сайте Кворк.
Что нужно знать и уметь?
Список знаний и навыков зависит от компании и функционала бизнес-ассистента.
Что требуется знать и уметь
Личные качества, которые нужны помощнику руководителя
Как стать бизнес-ассистентом?
Если нет опыта или высшего образования
При наличии опыта работы
Можно икать вакансии в небольших компаниях. С одной стороны, там обычно больше требований к бизнес-ассистенту и меньше зарплата. С другой стороны, выше шансы получить работу, в том числе новичку без высшего образования. Главное – быть готовым много работать и учиться. Также можно поискать удаленную работу в сервисах, предоставляющих услуги помощников.
Если вы уже работали с руководителями, имеете образование и знаете иностранные языки, то можно искать работу в крупных организациях. Это позволит больше зарабатывать. Важно правильно составить резюме и получить рекомендации с предыдущих мест работы. Это поможет заинтересовать работодателя.
Рекомендации, как пройти собеседование:
Подумайте, о чем вы спросите работодателя (условия труда, режим работы, оплата).
Где искать работу?
Свои услуги можно предлагать на сайте Кворк. Там нужно зарегистрироваться и добавить в каталог информацию о том, что вы можете делать и сколько стоит ваша работа. Например, по переводу текстов или выполнению поручений.
Где найти бизнес ассистента?
Разовые услуги проще заказывать на биржах, например, Кворк. Нужно найти в каталоге то, что требуется сделать, и оформить заказ. Фрилансер его выполнит и после приемки получит деньги.
Чем занимается бизнес-ассистент и зачем он нужен?
За каждым успешным бизнесменом или политиком всегда стоит кто-то, кто делает его таковым.
Раньше говорили, что дело в женщине (жене, матери и т. д.). Якобы именно она является той шеей, которая поворачивает голову, прикрывает тыл и успокаивает домашним уютом.
Кто же этим занимается? Бизнес-ассистент!
Чем занимается бизнес-ассистент и зачем он нужен?
Чтобы руководитель не отвлекался от решения глобальных проблем компании и двигал свой бизнес в правильном направлении, ему необходим надежный помощник или ассистент.
Такой человек, которому можно доверить, если не все, то очень многое.
Максимально эффективно и качественно выполняющий любые поручения начальника, эрудированный, высокоморальный, обладающий широким спектром знаний и навыков, незаменимый специалист, доверенное лицо и помощник своего босса — это и есть бизнес-ассистент.
Мало обладать секретарским дипломом или уметь правильно оформлять документацию. Персональный ассистент — это отельный вид административной работы.
Такой специалист выполняет задачи не за деньги, а за идею. По сути, он второй человек в компании, барометр, по которому подчиненные и партнеры определяют состояние дел в бизнесе.
Личная преданность руководителю — основной профессиональный навык для данной специальности, который всегда высоко оплачивался, даже во времена кризиса.
Бизнес-ассистенты знают о своих руководителях все до мелочей: привычки, расписание, семейные обстоятельства, пожелания, предпочтения, друзей, коммерческие тайны и т. д.
Если начальник не доверяет помощнику, значит они не смогут работать в надежном тандеме.
Обязанности бизнес-ассистента
У помощника руководителя много обязанностей. Он не секретарь в обычном понимании, а высококвалифицированный специалист, выполняющий роль ассистента или заместителя начальника.
Бизнес-ассистент в современном бизнесе — это человек с супер-способностями, способный решить любую рабочую проблему своими силами, не отвлекая руководителя по любому поводу или для консультации от его основных и важных дел.
Однако, личный помощник абсолютно точно знает границы дозволенного, за которые никогда не выходит.
Он оперативно справляется с поставленными или возникшими в процессе деятельности компании задачами из его компетенции, без обращения к начальнику, но при этом не занимается делами организации за спиной у шефа.
Хороший бизнес-ассистент умеет хранить секреты, организован, грамотен, опрятен, надежен, креативен, доброжелателен и инициативен, эрудирован, находчив, стрессоустойчив и поддержит своего руководителя в самые трудные времена.
Именно такие специалисты, по мнению бизнесменов, на вес золота и особенно востребованы в крупных компаниях и корпорациях.
Хотите получить профессию будущего и стать успешным бизнес-ассистентом?
Рекомендуем рассмотреть обучение у нас в школе на курсе «Ассистент на миллион».
Оставьте заявку на обучение уже сегодня!
Бизнес-ассистент и помощник руководителя: кто это, что именно они делают и чем отличаются их обязанности
Бизнес-ассистент — это ключевой сотрудник в компании. Он занимается планированием дел руководителя, снимает с него множество задач и вникает в основные бизнес-процессы. Из статьи вы узнаете его функционал, “примерите” на себя эту должность и поймете, насколько она вам подходит.
Кто такой бизнес-ассистент
Это человек, который работает с бизнес-процессами и личными задачами руководителя. А именно:
Планирует рабочий график руководителя
Поддерживает деловые контакты: ведет переписку и созванивается с партнерами, контрагентами, поставщиками, клиентами, подрядчиками
Под задачу находит аутсорсеров, передает им часть дел и контролирует выполнение работы
В рамках своей компетенции, собирает, анализирует и систематизирует необходимую информацию
Предоставляет ее руководителю в готовом виде — ему уже не нужно вникать и тратить время
Благодаря синтезу этих задач, ассистент значительно разгружает своего работодателя и помогает развивать бизнес. Ассистент знает практически все о деловой жизни руководителя и всех ключевых процессах в компании.
И позицию бизнес-ассистента не стоит путать с должностью
Личного помощника руководителя
Который, главным образом, занимается персональными поручениями руководителя. Да, они могут быть связаны с работой, но большая их часть — это бытовая рутина, а не бизнес-процессы.
В этом главное отличие помощника от ассистента: бизнес-ассистент в меньшей степени занимается решением личных задач руководителя. Да, он может брать дополнительные обязанности, а его основной функционал — решение вопросов, связанных с бизнес-процессами
Личный помощник занимается обеспечением комфортной работы руководителя за счет разгрузки личных задачи, а бизнес-ассистент имеет возможность решать разные задачи именно в бизнесе.
Какими качествами должен обладать бизнес-ассистент?
Возможностью быстро собирать, анализировать и систематизировать нужную информацию, организационными возможностями, владение тайм-менеджментом и т.д.
И это лишь часть, полный перечень нужных качеств вы узнаете из следующей статьи.
Можно ли вырасти из бизнес-ассистента до руководящей позиции?
Один из главных путей развития ассистента — это руководящие позиции. Его работа уже предполагает прокачку навыков, которые нужны для управленческой должности. А вот с позиции личного помощника сложнее расти по руководящей линии.
Мы готовим новые статьи, связанные с: работой личного помощника, бизнес-ассистента, менеджера блогера и т.д. И чтобы такие материалы были для вас максимально полезными и практичными — посоветуйте в комментариях:
Какие качества помощника и ассистента считаете ключевыми
Что вам кажется привлекательным в этой работе
Бизнес-ассистент: обязанности и функции
Другой вопрос, что каждый из перечисленных помощников делает свою работу. Причем функции секретаря, например, или персонального помощника многие себе представляют. А какие дела выполняет бизнес-ассистент — обязанности какого характера на него возлагаются?
Поскольку такой специалист сегодня очень востребован, всем, кто планирует строить карьеру в сфере менеджмента, нужно разобраться с «содержанием» его работы. Так, разбираемся с ролью приближенного к руководителю эксперта, его сферой занятости и качествами, необходимыми, чтобы занять привлекательное место рядом с опытным топ-менеджером (у которого есть чему поучиться).
Кто такой бизнес-ассистент и зачем он нужен
Что можно заключить из самого определения должности:
Роль корпоративного помощника на любом предприятии весьма значима. Без его участия (или при условии его некомпетентности) начальство будет де-факто перегружено рутинными или малозначительными работами, что снизит эффективность менеджмента в целом и приведет к слабым показателям по итогам очередного отчетного периода.
Да, такой работник важен. Что, кстати, в большинстве случаев, отражается на его зарплате. В среднем, если судить по вакансиям, она составляет от 60−80 тыс. рублей в месяц по регионам и порядка 80−100 тыс. рублей в Москве.
Функции и обязанности
Что касается должностных обязанностей, то они прописываются каждым работодателем в штатном расписании. И обязательно озвучиваются на собеседовании при поиске кандидата: наниматель заинтересован в том, чтобы человек понимал объем предстоящей работы.
Если же говорить в общем, то базовый набор функций помощника руководителя по бизнесу можно найти в п. 3.4 Профстандарта, утвержденного приказом Минтруда еще в мае 2015 года (№ 276н). Согласно документу, такой сотрудник обязан:
Функции
Отдельно можно выделить еще и функции, которые могут возлагаться (и часто возлагаются) именно на ассистента.
Сюда относится планирование и согласование рабочего графика руководителя, поддержка деловых контактов, проведение переговоров, в некоторых случаях — предварительных бесед с контрагентами. Сегодня, когда условия становятся все жестче (в плане ответственности юридических лиц по части проверки потенциальных партнеров), ассистент может также:
Отдельный список функций может быть связан с конкретным профилем компании, в которой работает помощник руководителя. В сервисных организациях, например, он часто занимается еще и поиском (проработкой возражений) новых клиентов. А на предприятиях, которые относятся к категории опасных объектов, ассистент может следить за соблюдением правил техники безопасности и заполнением соответствующей документации по регламенту.
Какими качествами должен обладать хороший ассистент
Набор обязательств, предписанных к исполнению штатным расписанием для ассистента, может отличаться в зависимости от профиля, размеров и укомплектованности персоналом работодателей. То же касается перечня функций, которые исполняются де-факто.
А вот требования, которые наниматель к нему предъявляет при приеме на работу, обычно одни и тот же. В частностях они, конечно, отличаются, но общих моментов больше.
Минимальный набор обязательных качеств
Так, в большинстве случаев помощник руководителя должен:
Диплом
Требования к профессиональной подготовке — это те самые частности, которые отличают вакансии от разных организаций. В некоторых случаях от претендента нужен диплом бакалавра или магистра по одному из направлений менеджмента (управление проектами, персоналом, финансами). Часто на работу в такой должности принимают людей с квалификацией:
Иногда требуется, чтобы образование было профильным (напрямую связанным с видом деятельности компании). В помощники руководителя на горнодобывающих, например, предприятиях, берут выпускников программ экономики или менеджмента в горном деле. В юридические бюро — выпускников юрфака. В образовательные заведения — педагогов с магистерским дипломом или бывших студентов факультета управления в образовательной сфере.
Управленческие и коммуникативные навыки
5 ключевых управленческих умений, которые если и не требуются, то точно пригодятся ассистенту руководителя по корпоративным вопросам: расстановка приоритеты, делегирование заданий, формирование команды, управление ресурсами и мотивация сотрудников. Для эффективного общения полезны презентационные, письменные, переговорные навыки, внимательность, знание иностранного языка и эмоциональный интеллект.
Работа с компьютером
В век IT нельзя оказаться на высоком посту без владения профессиональным софтом. Бизнес-ассистент руководителя, скорее всего, будет иметь с таким ПО дело чаще, чем начальник. Потому ему нужно хорошо разбираться в сетевом этикете, сервисах удаленного сообщения и контроля производительности работников. Важно уметь искать, фильтровать и обрабатывать данные, в том числе, с помощью специализированных программ, которыми пользуется компания.
Адрес поступления:
Москва, Ленинградский пр-т. д. 80, корп. Г (м. Сокол)
Москва, ул. Измайловский вал, д. 2, корп. 1 (м. Семеновская)
Телефон: 8 (800) 100 00 11
График работы приёмной комиссии:
Пн — Пт: 09.00−20.00;
Сб — Вс: 10.00−17.00.
Качества бизнес-ассистента, или в чём отличия от секретаря: коротко о важном
Как топ-менеджеру перестать быть «узким горлышком» и пропускать через себя решение всех текущих вопросов по проектам и делам? Спросила об этом у генерального директора группы компаний «Агротек» Николая Грушко. Спойлер: поможет бизнес-ассистент. А вот как его искать, и какими качествами он должен обладать? И чем вообще этот специалист отличается от секретаря или личного помощника руководителя? Об этом ниже.
Информация без упущений и лишних деталей
Бизнес-ассистент должен уметь подавать информацию чётко, дозировано и грамотно. Он не должен приходить с ворохом бумаг или отправлять их на электронную почту, чтобы руководитель сам разбирался. При этом ему необходимо уметь выделять главное из второстепенного, получать данные из разных отделов компаний (отдел продаж, финансовый департамент, юристы, склад и логистическая служба), систематизировать их. Этому специалисту важно погружаться в специфику компании, понимать алгоритмы взаимодействия и приоритет в решении вопросов.
Стратег, а не просто исполнитель
Не нужно путать бизнес-ассистента с секретарём или личным помощником. Их задачи сугубо административные (хотя и не менее важные): вести рабочий календарь руководителя, заказывать билеты, напоминать о важных датах. Перечень задач бизнес-ассистента не находится в плоскости чисто организационных дел. Он должен уметь мыслить стратегически, быть соратником руководителя. Также бизнес-ассистент должен обладать управленческими компетенциями – уметь грамотно ставить задачи коллегам любого уровня – от рядовых сотрудников до руководителей департаментов и подразделений. После чего контролировать их выполнение и уметь быть требовательным не только к себе, но и к коллегам, в случае необходимости, для качественного исполнения поручений руководителя.
Гуманитарий и технарь одновременно
Склад ума бизнес-ассистента должен быть и гуманитарный, и технический одновременно. Например, на собеседовании не лишним будет задать пару арифметических примеров. Как показывает практика, элементарные вычисления у многих претендентов на вакансию бизнес-ассистента вызывают сложности, хотя в резюме указывается обратное. Гуманитарная сторона заключается в развитых коммуникативных навыках. При этом речь не идёт о том, чтобы бизнес-ассистент умел говорить на любые темы. Он должен уметь находить общий язык с людьми, быть доброжелательным, аргументировать необходимость предоставления информации сотрудникам отделов, которые не входит в его подчинение.
На «ты» с информационными технологиями
Бизнес-ассистент должен владеть IT, быстро находить нужную информацию в корпоративной системе, предоставлять её оперативно и в удобном формате на рассмотрение по запросу руководителя. На согласование документов также должны уходить минимальные затраты времени. Общение в мессенджерах, которые, казалось бы, все освоили вдоль и поперёк, тоже не должно вызывать трудностей. Мессенджеры не должны становиться болталкой. Это должен быть инструмент делового общения, основная задача которого заключается в принятии оперативных управленческих решений.
Мужчина или женщина бизнес-ассистент
Наверное, это дело каждого руководителя. На рынке дефицит кадров мужского пола в этой должности выше. И уровень заработной платы тоже выше, соответственно. Конкуренция у бизнес-ассистентов женщин более явная, но не все понимают, что это не работа секретаря. Кроме того, традиционно женщины больше привязаны к семье, детям, что может быть не совсем удобно, если высока интенсивность командировок, возможен ненормированный график работы.
И, конечно, важно, чтобы руководитель и бизнес-ассистент совпадали по духу, руководствовались схожими принципами деловой жизни, умели говорить на одном языке и легко коммуницировали. У них могут быть разные жизненные приоритеты, разный взгляд на вещи, моральные аспекты каких-то вопросов, но в делах они должны смотреть в одну сторону, чтобы бизнес развивался.