что отражает табель рабочего времени

Составление табеля учёта рабочего времени по формам Т-12 и Т-13

Табель учёта рабочего времени предназначен для внесения сведений о фактически отработанном сотрудниками организаций времени. Надо сказать, что бланк табельного учета не является строго обязательным – в принципе, он может быть произвольным, то есть каждое предприятие вольно применять собственный табельный бланк при возникновении такой необходимости. Однако форма разработана и рекомендована к применению Госкомстатом РФ и является предпочтительной.

К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Кто заполняет табель учета рабочего времени

Бланк заполняется либо работником отдела кадров, либо руководителем структурного подразделения, либо специально нанятым для этой функции табельщиком. На основе внесенных в него сведений, специалисты отдела бухгалтерии начисляют сотрудникам организации заработную плату и прочие выплаты. По сути дела, табель учета рабочего времени является одним из важнейших учетных документов. И если небольшие компании вполне могут без него обойтись, то крупные предприятия в обязательном порядке ведут такой табельный учет.

В зависимости от принятой на предприятии системы кадрового учета, табель может формироваться либо один на всех работников организации, либо в каждом подразделении вестись отдельно.

Табель – документ регулярный, то есть каждый месяц нужно составлять новый экземпляр, поэтому порядковый номер табеля будет равнозначен порядковому номеру того месяца, в котором он был создан. Период составления табеля охватывает все дни месяца.

Заполнять табель можно как в электронном, так и в письменном виде. Однако после внесения всей необходимой информации его все равно придется распечатать для подписей ответственных лиц.

Форма Т-13. Особенности формы

Начнём с формы Т-13, которая используется для ведения табеля учёта рабочего времени сейчас куда чаще.

Унифицированная форма Т-13 или электронный табель учета рабочего времени хорошо знакома работникам отдела кадров. Это не единственный, но, определенно, самый стандартный способ учитывать проработанные часы. Если вы ведете учет вручную, следует использовать форму Т-12.

Табель учета рабочего времени — привычный инструмент для отслеживания посещаемости сотрудников. Форма Т-13 позволяет фиксировать в деталях причины неявки на работу, включая отпуски студентов на время сессии, повышение квалификации и несколько типов отпуска по нетрудоспособности. Срок, за который заполняется документ, может быть менее 31 дня.

Заполненная Т-13 является основанием для начисления зарплаты.

Формат заполнения табеля рабочего времени в Т-13

В отличие от произвольных таблиц схожего содержания, Т-13 содержит данные о предприятии, включая форму собственности и ОКПО. Номер документа проставляется в соответствии с внутренними требованиями к ведению табелей.

В верхней части также указано название отдела. Нужно помнить, что руководителю этого отдела (даже если заполнять табель — не входит в его или ее обязанности) следует расписаться на заполненной форме.

Порядок сотрудников определяется решением ответственного лица. Чаще всего встречается сортировка по алфавиту, как в нашем примере, но возможен вариант расстановки по табельному номеру (графа 3).

В графе 4 ставим отметки по дням:

Я — (явка) рабочий день,
В — выходной,
ОТ — отпуск,
РП — явка в выходной день (отработка),
К — командировка,
ПК — повышение квалификации,
У — учебный отпуск с вызовом из образовательного учреждения,
Б — больничный с больничным листом,
Т — неоплачиваемый больничный без больничного листа.

Под отметкой Я ставим количество отработанных в этот день часов. В графе 5 суммируем количество Я в строке и количество часов. Получаем 4 значения для 2 половин месяца. В графе 6 суммируем значения и получаем итоговую цифру по работе за месяц.

Количество часов для В, ОТ, К, Б и других случаев в четвертой графе не указывается. Для этого существуют столбцы 10-13.

Учет больничных, отпусков или неявки по другим причинам

Коды обозначений могут быть другими (например, числовыми). Законодательно конкретный формат заполнения не предписан.

Обозначение Х показывает, что мы не учитываем этот день: для удобства месяц разбит на две строки с неравными значениями. Для месяцев, в которых 30 дней (к примеру, ноябрь, колонка будет выглядеть так (для удобства “несуществующее” 31-е число выделено красным):

Т-13 для ноября

По аналогии заполняется Т-13 для посещений в феврале.

В графах 7-9 указывается код оплаты, количество дней и тип начислений. В нашем примере используются коды:

Альтернативное решение

Некоторые предприятия утверждают слегка упрощенный вариант табеля без детализации причины пропусков. В графе 4 указываются только 2 кода:

Этот способ может быть неудобен тем, что не фиксирует больничные.

Частные случаи

Зависит от позиции предприятия. Эти дни могут быть засчитаны как рабочие (Я), а могут — как повышение квалификации (ПК). Ставка оплаты также может различаться.

Да. Может, если есть специальное распоряжение о продленном рабочем дне. Сверхурочные часы можно помечать обозначением С.

Первый — форма для ведения посещаемости, заполняемая вручную. Вторая — электронным способом. Многие бухгалтерии сегодня перешли на Т-13, поскольку ее можно автоматически собрать с помощью специальной программы.

Форма Т-12

В первую очередь, как и в любом другом документе кадрового учета, в табель сначала нужно внести реквизиты организации: ее полное наименование с указанием кода ОКПО (нужно взять из регистрирующих документов), организационно-правового статуса (ИП, ООО, ЗАО, ОАО), а также структурного подразделения (отдела), по которому ведется данный табель (если это необходимо).

Затем нужно вписать в соответствующую графу номер документа по внутреннему документообороту, а также указать отчетный период, который учитывает данный табель.

Цифровые и буквенные коды в табеле учёта рабочего времени

Эта часть табеля включает в себя используемые для заполнения необходимых сведений по работникам буквенные и числовые шифры, а также их расшифровку. Их необходимо вписывать в основной части табеля для того, чтобы коротко и понятно отражать количество фактически проведенного тем или иным сотрудников времени на рабочем месте, а также причины его неявки на работу. В случае, если у специалистов кадрового отдела появляется потребность внесения каких-то дополнительных кодов в данную форму табеля, их можно разработать самостоятельно и вписать в данную таблицу.

Учёт рабочего времени в Т-12

Этот раздел в табеле является основным – именно в нем и ведется учет рабочего времени. Для начала необходимо вписать в первый столбик этого раздела порядковый номер сотрудника, затем, во второй — его ФИО (желательно имя и отчество полностью, чтобы не возникало путаницы и ошибок). В третью графу нужно вставить табельный номер работника, присвоенный ему при трудоустройстве (он индивидуален и никогда не повторяется).

Для каждого сотрудника в табеле отведено две строки – в них вписываются зашифрованные сведения о присутствии или отсутствии на рабочем месте в каждый календарный день месяца. Кроме этого, тут же необходимо указывать причину неявки на рабочее место, если таковая была установлена.

В верхней строке напротив ФИО сотрудника указывается причина, а в нижней – количество реально отработанных часов, причем, если сотрудник на рабочем месте не появлялся, нижнюю ячейку можно оставлять пустой.

Следующий этап – подсчитывание общего количества реально отработанных часов и дней за двухнедельные периоды, а в конце таблицы – результат подсчетов за месяц.

При этом следует внимательно отслеживать, чтобы полное количество календарных дней в месяце совпадало с указанной по каждому работнику суммой рабочих, выходных и праздничных дней.

Следует сказать, что иногда ответственные за заполнение табеля лица, вносят в него только те сведения, которые касаются дней, когда сотрудник отсутствовал на рабочем месте. Однако, такой вариант может повлечь кадровые и бухгалтерские ошибки, поэтому пользоваться им не целесообразно.

Дата и подписи ответственных лиц

После того, как табель учета рабочего времени заполнен, сотрудник, ответственный за него, должен указать свою должность, а также проставить в соответствующих ячейках подпись с обязательно расшифровкой. Утвердить табель должен и руководитель структурного подразделения или директор предприятия – тоже с указанием должности и подписью с расшифровкой. Последнее, что нужно поставить – это дату заполнения табеля.

Источник

Табель учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени – это поименный список работников организации с отметками об использовании рабочего времени в течение учетного периода. Табель учета рабочего времени является не только формой первичной учетной документации, но и документом, который необходим для практической работы.

Унифицированная форма табеля учета рабочего времени

Надо отметить, что сам бланк табельного учета времени не является строго обязательным к применению. Табель учета рабочего времени может быть произвольным, то есть каждая организация имеет право использовать свой собственный табельный бланк для учета рабочего времени.

Однако, на практике предприятия применяют форму табеля рабочего времени Т-12 или Т-13, которая разработана и рекомендована к применению Госкомстатом РФ и является предпочтительной.

В каком виде ведется табель учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени, как правило, ведется в электронном и бумажном виде.

Вести табель учета рабочего времени только в электронном виде нельзя, так как после внесения всей необходимой информации учета табель рабочего времени все равно следует распечатать для проставления подписей ответственных лиц.

Для каких целей применяется табель учета рабочего времени

По свой сути, табель учета рабочего времени является одним из важнейших учетных документов.

Табель учёта рабочего времени предназначен для внесения сведений о фактически отработанном сотрудниками организаций времени.

Табель учёта рабочего времени нужен также:

для контроля за соблюдением установленного режима работы;

расчетов с работниками по заработной плате. На основе внесенных в табель учета рабочего времени необходимых сведений, сотрудники бухгалтерии начисляют работникам организации заработную плату и осуществляют прочие выплаты; и

получения информации обо всем отработанном периоде времени.

Подобная информация пригодится не только бухгалтеру, но также сведения об отработанном периоде времени понадобятся некоторым проверяющим должностным лицам, а именно:

Кто заполняет табель учета рабочего времени

Бланк табельного учета времени заполняется либо работником отдела кадров, либо руководителем структурного подразделения, либо специально нанятым для выполнения этой работы табельщиком.

Форма бланка табель учета рабочего времени

Каждая организация вправе применять как собственный бланк табельного учета времени, так и вести учет рабочего времени с помощью специальной формы Т-12. Можно взять за основу унифицированную форму Т-12 и адаптировать ее под потребности предприятия.

Рассмотрим форму Т-12.

Документ состоит из 3 основных частей:

На титульной странице приводится единая система кодов, с помощью которых обозначают, например, дополнительные выходные (в счет переработок), заболевания по больничным, простой в связи с виной работодателя и др. Каждое обстоятельство имеет буквенный и цифровой код.

Вторая (табличная) часть – это собственно учет рабочего времени. Он осуществляется в каждодневном режиме (включая дни выходные и праздничные).

И третья часть представлена также в виде таблицы. В ней приводятся сведения по выплату зарплаты (суммы, часы и дни, ставка).

Порядок заполнения табеля учета рабочего времени. Пошаговая инструкция

Табель учета рабочего времени – документ регулярный, то есть каждый месяц нужно составлять новый экземпляр, поэтому порядковый номер табеля будет равнозначен порядковому номеру того месяца, в котором он был создан. Период составления табеля охватывает все дни месяца.

Табель учета рабочего времени открывается первого числа каждого месяца и передается в бухгалтерию два раза в месяц для: корректировки расчетов за первую половину месяца (аванс) и расчета заработной платы за месяц.

При заполнении табеля учета рабочего времени применяется единая система обозначений. В табеле осуществляется учет отработанного времени в соответствии с правилом «для одной должности предназначается одна позиция».

Берутся во внимание только те сотрудники, с которыми заключены трудовые договоры, в том числе внутренние совместители – по ним, в частности, необходимо прописать сведения дважды.

Не учитываются данные по таким работникам:

работающим на основании гражданско-правового договора.

Порядок заполнения предусматривает корректное оформление титульного листа и собственно табличной части.

Титульный лист

Здесь фиксируются такие сведения:

Название компании (допускается краткий вариант названия в соответствии с Уставом).

Коды по ОКУД и ОКПО.

Под датой составления имеется в виду последний день, после которого его должны подписать все ответственные сотрудники. Затем документ переходит в архивное хранение.

Табличная часть

Здесь нужно заполнить все графы:

Номер, присваивающийся каждому работнику (последовательно), прописывается в 1 столбце.

Во 2 и 3 графе следует указать личные данные сотрудника – его ФИО, название должности, табельный номер. Сведения должны точно соответствовать данным, которые зафиксированы в личных карточках.

Четвертая графа предназначена для пометки о явке/неявке. Она ведется каждый день. В верхнем поле фиксируется код, а в нижнем отмечают число часов, которые были фактически отработаны.

Так, в графе 4 ставим отметки по дням:

Я — (явка) рабочий день;

РП — явка в выходной день (отработка);

У — учебный отпуск с вызовом из образовательного учреждения;

Б — больничный с больничным листом;

Т — неоплачиваемый больничный без больничного листа.

Под отметкой Я ставим количество отработанных в этот день часов.

6 графа. Здесь приводится эта же информация, приведенная за весь календарный месяц.

В 7-9 столбце фиксируют данные, которые понадобятся для расчета зарплаты. Конкретные сведения приводят только в 9 графе.

Если работник отсутствовал (по любой причине) в течение того или иного дня, эта информация прописывается в столбцах 10, 11, 12 и 13.

В 14 столбце проставляют суммарное количество неявок за 1 календарный месяц (если таковые были). Их также измеряют в часах и днях.

Графы 15 и 16 предназначены для указания кода, который обозначает причину невыхода на работу.

В 17 столбце указывается суммарное количество праздничных и выходных дней.

Таким образом, учет рабочего времени осуществляется в полном объеме: документ должен отражать сведения по всем датам.

В конце документа ставят подписи все уполномоченные сотрудники:

Источник

Табель учета рабочего времени

Наниматель обязан организовать учет явки работников на работу и ухода с нее, а также учет фактического рабочего времени каждого работника (ст. 133 ТК). Табель учета рабочего времени — основной источник информации об использовании рабочего времени работниками в организации.

Учету подлежит фактическое рабочее время, которое состоит из отработанного и неотработанного времени, включаемого в соответствии с законодательством в рабочее время. Следует помнить, что учет рабочего времени осуществляется в первую очередь для своевременного и точного расчета заработной платы, а также фиксации различных отклонений от графика работы с указанием их причин. Так, в составе неотработанного времени выделяют оплачиваемое и неоплачиваемое время, а также потери рабочего времени как по вине работника, так и при отсутствии его вины.

Фактическое рабочее время учитывается с момента явки работника на место выполнения работы согласно ПВТР, графику работ (сменности), трудовому договору (контракту) и до момента фактического освобождения от работы в этот рабочий день (смену).

Рассмотрим, как организовать учет рабочего времени и заполнить табель учета рабочего времени работников.

1. Ведение табеля учета рабочего времени

В настоящее время законодательство не содержит требований к условным обозначениям, применяемым в табеле использования рабочего времени, равно как и к его форме. А это означает, что организации необходимо утвердить свою форму и список условных обозначений. За основу можно брать ранее применявшиеся условные обозначения в табеле (приложение 4 к Инструкции по заполнению форм государственной статистической отчетности по труду). Однако следует понимать, что количество условных обозначений, их расшифровка должны полностью закрывать потребности организации. Причем потребности не только по начислению заработной платы. С этим легко справляется табель, выгружаемый из любой бухгалтерской программы. В таких табелях используют, как правило, не более 15 самых простых условных обозначений («Р», «Б», «О», «К» и т.д.).

Табель учета рабочего времени должен обеспечивать возможность контроля:

— за использованием работниками рабочего времени;

— причинами отклонений от графика работ (сменности);

— соблюдением работниками производственно-технологической, исполнительской и трудовой дисциплины.

Для этих целей количество условных обозначений может значительно увеличиваться. Например, на слайде 1 представлены образцы условных обозначений, которые могут быть использованы в организации.

Слайд 1. Условные обозначения

Как видно на слайде 1, некоторые условные обозначения в табеле уточнены с учетом того, что наниматель может принять решение о сохранении либо несохранении работнику среднего заработка за время социального отпуска.

Например, «ОА» означает отпуск, предоставляемый по инициативе нанимателя, без сохранения заработной платы, а «ОАЗ» — отпуск, предоставляемый по инициативе нанимателя, с сохранением заработной платы (ст. 191 ТК).

На слайде 1 отсутствует специальное обозначение для работников, выполняющих дистанционную работу. Введение особого условного обозначения считаем нецелесообразным по следующей причине. Даже если стороны договорятся, что работник самостоятельно определяет режим рабочего времени и времени отдыха, полную норму рабочего времени это не отменяет. Как не отменяет и обязанность нанимателя фиксировать не отработанное работником время (отпуск, временная нетрудоспособность и т.д.). Поэтому полагаем, что при отсутствии информации от работника (систем контроля) об отклонениях от работы (например, превышение предельного количества часов в неделю) наниматель вправе указать в табеле учета рабочего времени, что работник в соответствующий день по графику работы отработал положенное (установленное трудовым договором (контрактом)) время.

Табель учета рабочего времени следует заполнять ежедневно.

Примечание
Исправления в табеле учета рабочего времени не допускаются. При последующем обнаружении ошибок делается новый (корректирующий) табель учета рабочего времени на тех работников, в отношении которых были допущены ошибки.

С целью систематизации процесса сбора и обработки информации о затратах рабочего времени работников организации наниматель в ЛПА устанавливает порядок организации учета использования рабочего времени.

Например, в организации может быть разработано положение о табельном учете рабочего времени. В учетной политике организации также может быть закреплена форма табеля учета рабочего времени, список используемых в организации условных обозначений. Аналогичным образом все необходимое может быть закреплено в инструкции по делопроизводству. Учет явки на работу и ухода с нее ведется по организации в целом либо отдельно по структурным подразделениям (при необходимости). Для ведения учета рабочего времени в организации или в отдельных подразделениях назначаются ответственные.

Учет рабочего времени, как и сам табель, может вестись на бумажном носителе либо в электронном виде. Возможна гибридная форма ведения учета рабочего времени, когда для формирования табеля используется система автоматизированного кадрового учета (CRM и т.д.). В дальнейшем табель может быть выгружен, распечатан и подписан либо сразу подписан в электронном виде при помощи ЭЦП.

Справочно
Возможность использовать электронный документооборот в кадровом учете нам предоставляет Закон об электронном документе, Инструкция по делопроизводству (приложение 20), Инструкция о порядке работы с электронными документами.

Отметим, что автоматическое (программное) заполнение табеля учета рабочего времени работников ускоряет процесс ведения учета списочного состава работников организации (подразделения), внесения в табель соответствующей информации о приеме, увольнении, предоставлении отпусков и т.д., контроля своевременности представления и правильности оформления документов.

Примечание
Табель использования рабочего времени, включая различные отметки о причинах отклонений от графика рабочего времени, работе в режиме неполного рабочего времени, работе в сверхурочное время, должен быть заполнен на основании первичных документов (листок нетрудоспособности, приказ о предоставлении отпуска, об отзыве из отпуска и др.), оформленных надлежащим образом.

В табелях, наряду с буквенными обозначениями затрат рабочего времени, отмечается количество отработанных часов, часов сверхурочной работы, работы в государственные праздники, праздничные и выходные дни, количество часов работы в ночное время и т.п.

Например, отметка «ОТЗ» в табеле означает, что работник в определенный день (24.06.2021) не работал, а был отстранен от работы с сохранением заработной платы (см. слайд 2).

Слайд 2. Образец заполнения табеля учета рабочего времени

На слайде 2 мы также видим исчисленное и зафиксированное по работнику количество отработанных часов сверх установленной нормы рабочего времени.

При направлении работника в командировку в табеле учета рабочего времени по общему правилу указывается количество часов рабочего времени по графику работы работника. При ведении табеля учета рабочего времени на бумажном носителе в табеле количество часов обычно обозначается в виде дроби в одной графе (например, «8/К»). В случае ведения учета рабочего времени программным способом необходимость проставления количества отработанных часов отсутствует, т.к. расчет количества отработанного времени осуществляется автоматически на основании введенной пользователем информации о командировке (см. слайд 3).

Справочно
За работниками, направленными в служебную командировку, сохраняется место работы, должность служащего (профессия рабочего) и заработная плата в течение всего срока служебной командировки, но не ниже среднего заработка за все рабочие дни недели по графику постоянного места работы (ч. 1 ст. 95 ТК). Период командировки исходя из норм ст. 93 ТК исчисляется в календарных днях.

Слайд 3. Образец заполнения табеля учета рабочего времени при командировании работника

Аналогичным образом в составе отработанного времени отдельно учитывается время работы в ночное время и т.д. (ст. 70, 117, 133 ТК).

2. Наиболее частые ошибки при составлении и ведении табеля учета рабочего времени

Сегодня смело можно утверждать, что единственная и самая значительная ошибка нанимателей при составлении и ведении табеля учета рабочего времени — это отсутствие автоматизации данного процесса либо его недостаточная автоматизация.

За весь период работы в сфере надзора не было ни одного нарушения, первопричиной которого не являлся бы человеческий фактор: нехватка времени, невнимательность, чрезмерная нагрузка. Все остальные ошибки являются лишь следствием вышеназванной. Однако, к сожалению, в актах проверки это прочесть нельзя. Это видно из протоколов административных дел, материалов исков. В актах проверки чаще всего можно увидеть следующие записи, которые описывают выявленные нарушения.

1. Количество календарных дней, отображенных в табеле учета рабочего времени, не соответствует количеству дней в соответствующем календарном месяце. Чаще всего эту ошибку можно встретить в високосный год.

2. Количество дней, отмеченных как отработанные, в календарной сетке не соответствует количеству отработанных часов, указанных в итоговой части табеля. Данная ошибка может проявляться как в результате арифметической ошибки, так и в случае некорректного заполнения сведений о выходных, рабочих днях, периодах командировки и т.д.

Эти две описанные ошибки свидетельствуют о некорректном составлении табеля использования рабочего времени, и, как правило, их можно быстро устранить. Хуже обстоят дела, когда в табеле выявляются иные ситуации.

1. В табеле учета рабочего времени в предпраздничный день зафиксировано, что работники проработали полный рабочий день без установленного сокращения на 1 час (ст. 116 ТК). Чаще всего эта ситуация встречается при переносе предпраздничного дня в случае такой необходимости.

На слайде 4 видно, что предпраздничный день 2 июля был корректно перенесен для работников организации на 10 июля.

Слайд 4. Образец заполнения табеля учета рабочего времени при переносе предпраздничного дня

В данном случае ситуация может развиться по двум путям. Как вариант, работники действительно отработали без установленного сокращения. Тогда соответствующий час работы должен был быть зафиксирован как сверхурочный с предоставлением соответствующей компенсации (ст. 69 ТК).

Либо, если наниматель докажет, что переработки не было, имеет место недостоверный учет рабочего времени. А это уже административное правонарушение, которое может быть квалифицировано, на наш взгляд, по ч. 2 ст. 14.6 и (или) ст. 24.11 КоАП.

2. В табеле учета рабочего времени зафиксировано нарушение порядка предоставления отпуска работнику: не предоставлялся более года, предоставлялся в меньшем количестве, чем гарантировано законодательством.

3. В табеле учета рабочего времени зафиксировано нарушение режима рабочего времени и времени отдыха работников: работники не имели выходных 7 и более дней подряд, нарушена продолжительность минимального междусменного перерыва, минимальная продолжительность еженедельного непрерывного отдыха и т.д.

4. В табеле учета рабочего времени зафиксировано нарушение государственных гарантий для отдельных категорий работников: несовершеннолетних привлекали к ночным и сверхурочным работам, работам в государственные праздники и праздничные дни, работам в выходные дни.

5. Работник фактически был досрочно отозван из отпуска (командировки), при этом в табеле учета рабочего времени соответствующие изменения не нашли своего отражения.

Разумеется, описанные нарушения подтверждаются не только табелем учета рабочего времени. При проведении проверок комплексно изучаются документы по личному составу, выводы делаются на основании сведений, отраженных и в табеле учета рабочего времени, и иных ПУД.

3. Проверка корректности заполнения табеля учета рабочего времени работников

Для того чтобы убедиться в отсутствии ошибок при составлении табеля учета рабочего времени, необходимо следовать определенному порядку действий.

Источник