Общий доступ к файлам и папкам OneDrive
Используйте Microsoft OneDrive как облачное резервное хранилище и делитесь файлами, фотографиями и целыми папками с другими людьми.
Ваше облачное хранилище в OneDrive является личным, пока вы не поделитесь им с другими людьми. Вы также можете увидеть, кому предоставлен общий доступ к файлу OneDrive, или отменить общий доступ в любое время.
Способ общего доступа может немного отличаться от действий и снимков экрана ниже, но эти сведения по-прежнему помогут вам делиться файлами и папками.
Ваш опыт также может отличаться от работы с OneDrive и OneDrive для работы и учебы, особенно если в вашей организации были ограничены определенные параметры.
Как вы хотите предоставить общий доступ?
Выберите этот вариант, чтобы поделиться элементом с большим количеством людей, с которыми вы, возможно, даже незнакомы. Например, эти ссылки можно публиковать в таких социальных сетях, как Facebook, Twitter или LinkedIn, а также отправлять по электронной почте или в сообщениях. Любой, кто получит ссылку, сможет просматривать или изменять элемент в зависимости от предоставленного разрешения. Пользователи со ссылкой не могут отправлять новые элементы. Не забывайте, что ссылку также можно переслать, не выполняя вход в систему.
Совет: Можно создавать ссылки общего доступа с помощью классического приложения OneDrive для Windows 7, Windows 10 и компьютеров Mac. Просто щелкните файл или папку правой кнопкой мыши в своей папке OneDrive на компьютере и выберите пункт ПоделитьсяOneDrive ссылкой. Это скопирует ссылку в буфер обмена, которую вы сможете вставить куда угодно. Однако этим ссылкам по умолчанию присвоено разрешение на изменение. Если вы хотите изменить разрешения, выполните следующие действия:
Перейдите на веб-сайт OneDrive и войдите в службу с помощью учетной записи Майкрософт либо рабочей или учебной учетной записи.
Примечание: Если пользователи OneDrive для работы или учебы не используют Microsoft 365, см. статью Общий доступ к документам и папкам в SharePoint Server.
Выберите нужный файл или папку, которой вы хотите поделиться, щелкнув кружок в верхнем углу элемента. Вы также можете выбрать несколько элементов и предоставить доступ к ним одновременно.
Примечание: Одновременный общий доступ к нескольким элементам недоступен для рабочих или учебных учетных записей OneDrive.
В верхней части страницы нажмите Поделиться.
В нижней части окна Отправить ссылку в списке Совместный доступ указаны все, у кого есть доступ к файлу. Каждый изображение — это либо фотография профиля отдельного пользователя, либо инициалы группы, которым предоставили общий доступ к файлу. Если вы хотите изменить уровень доступа для отдельного пользователя или группы, выберите фотографию или инициалы группы, чтобы открыть страницу Управление доступом.
Если к выбранному файлу или папке в настоящее время не предоставлен общий доступ, списка Общий доступ в этом окне не будет.
В области Копировать ссылку выберите Люди в с доступом к ссылке могут редактировать, чтобы открыть параметры ссылки.
Чтобы изменить разрешения для ссылки, выберите для кого вы хотите предоставить доступ по ссылке:
Примечание: Если общий доступ закрыт, возможно, его ограничили администраторы вашей организации. Например, они могли отключить параметр Все, чтобы нельзя было переслать ссылки другим пользователям за пределами вашей организации.
Параметр Все предоставляет доступ любому пользователю, который получил ссылку непосредственно от вас или путем пересылки от другого пользователя. Это также относится к людям вне вашей организации.
Параметр Сотрудники с доступом к ссылке предоставляет доступ всем пользователям в вашей организации, имеющим ссылку, независимо от того, получили ли они ее непосредственно от вас или путем пересылки от другого пользователя.
Параметр Пользователи с доступом может применяться для пользователей, у которых уже есть доступ к документу или папке. Он не меняет никаких разрешений. Используйте этот вариант, если нужно просто отправить ссылку пользователю, у которого уже есть доступ.
Параметр Определенные пользователи предоставляет доступ только указанным получателям. При этом он уже может быть открыт другим пользователям. Если получатели пересылают приглашение к совместному использованию, ссылкой смогут воспользоваться только те, у кого уже есть доступ к элементу.
Примечание: Для отслеживания доступа и обеспечения безопасности вы можете делиться только с пользователями из вашей организации или с учетной записью Майкрософт.
В меню Другие параметры можно настроить любой из следующих параметров:
Разрешить редактирование позволяет пользователям, выполнившим вход с помощью учетной записи Майкрософт, редактировать файлы или папки, к которым у них есть доступ. Если вы предоставите доступ к папке, пользователи с разрешениями на изменение смогут копировать, перемещать, изменять, переименовывать и удалять любые элементы в папке, к которой у них есть доступ. Если снять этот флажок, пользователи смогут просматривать, копировать и скачивать их без выполнения входа. Кроме того, они могут переслать эту ссылку другим людям. Однако они не смогут изменять версию в вашем хранилище OneDrive.
По умолчанию установлен выбран параметр Разрешить редактирование.
Вы также можете установить разрешения на редактирование на предыдущем экране, щелкнув значок карандаша справа от имен пользователей, с которыми вы делитесь файлом.
Блокировать скачивание не позволяет пользователям скачивать файлы или папки, к которым у них есть доступ. Снятие флажка с этого поля означает, что люди могут загружать файлы на свои устройства.
Установить дату окончания срока действия позволяет установить дату окончания срока действия ссылки. После установки даты ссылка станет недействительной, и вам потребуется создать новую ссылку для пользователей, которым необходим доступ к файлу или папке.
Установить пароль позволяет установить пароль для доступа к файлу. Когда пользователь щелкнет ссылку, ему будет предложено ввести пароль перед получением доступа к файлу. Этот пароль необходимо предоставить отдельно всем, с кем вы хотите поделиться файлом.
Открыть только в режиме просмотра ограничивает возможность оставлять комментарии и делать предложения по файлу.
Этот параметр разрешений доступен только для документов и файлов Word.
Если у кого-то уже есть разрешения на редактирование документа, выбор параметра Открыть только в режиме просмотра не помешает им вносить изменения. Для них документ откроется в режиме редактирования.
После настройки всех параметров и разрешений для ссылки выберите Применить.
В области Копировать ссылку выберите Копировать.
Примечание: «https://1drv.ms» — это сокращенный URL-адрес для OneDrive. Сокращенные URL-адреса используются для обмена данными в Twitter.
Вставьте ссылку туда, куда вы хотите ее отправить.
Выберите этот вариант, если хотите отправить приглашение по электронной почте пользователям или группам, а затем отслеживать, кого вы пригласили. Это также позволяет в дальнейшем удалить разрешение при необходимости.
Перейдите на веб-сайт OneDrive и войдите в службу с помощью учетной записи Майкрософт либо рабочей или учебной учетной записи.
Примечание: Если пользователи OneDrive для работы или учебы не используют Microsoft 365, см. статью Общий доступ к документам и папкам в SharePoint Server.
Выберите нужный файл или папку, которой вы хотите поделиться, щелкнув кружок в верхнем углу элемента. Вы также можете выбрать несколько элементов и предоставить доступ к ним одновременно.
Примечание: Одновременный общий доступ к нескольким элементам недоступен для рабочих или учебных учетных записей OneDrive.
В верхней части страницы нажмите Поделиться.
В нижней части окна Отправить ссылку в списке Совместный доступ указаны все, у кого есть доступ к файлу. Каждый изображение — это либо фотография профиля отдельного пользователя, либо инициалы группы, которым предоставили общий доступ к файлу. Если вы хотите изменить уровень доступа для отдельного пользователя или группы, выберите фотографию или инициалы группы, чтобы открыть страницу Управление доступом.
Если к выбранному файлу или папке в настоящее время не предоставлен общий доступ, списка Общий доступ в этом окне не будет.
В поле Имя, группа или электронная почта начните вводить адреса электронной почты или имена пользователей, которым нужно предоставить общий доступ. Начав вводить текст в поле, можно также выбрать контакт из появившегося списка.
В области Отправить ссылку выберите Люди в с доступом к ссылке могут редактировать, чтобы открыть параметры ссылки.
Если вы используете OneDrive для работы или учебы, вы можете изменить разрешения для ссылки. Выберите для кого вы хотите предоставить доступ по ссылке:
Примечание: Если общий доступ закрыт, возможно, его ограничили администраторы вашей организации. Например, они могли отключить параметр Все, чтобы нельзя было переслать ссылки другим пользователям за пределами вашей организации.
Параметр Все предоставляет доступ любому пользователю, который получил ссылку непосредственно от вас или путем пересылки от другого пользователя. Это также относится к людям вне вашей организации.
Параметр Сотрудники с доступом к ссылке предоставляет доступ всем пользователям в вашей организации, имеющим ссылку, независимо от того, получили ли они ее непосредственно от вас или путем пересылки от другого пользователя.
Параметр Пользователи с доступом может применяться для пользователей, у которых уже есть доступ к документу или папке. Он не меняет никаких разрешений. Используйте этот вариант, если нужно просто отправить ссылку пользователю, у которого уже есть доступ.
Параметр Определенные пользователи предоставляет доступ только указанным получателям. При этом он уже может быть открыт другим пользователям. Если получатели пересылают приглашение к совместному использованию, ссылкой смогут воспользоваться только те, у кого уже есть доступ к элементу.
Примечание: Для отслеживания доступа и обеспечения безопасности вы можете делиться только с пользователями из вашей организации или с учетной записью Майкрософт.
В меню Другие параметры можно настроить любой из следующих параметров:
Разрешить редактирование позволяет пользователям, выполнившим вход с помощью учетной записи Майкрософт, редактировать файлы или папки, к которым у них есть доступ. Если вы предоставите доступ к папке, пользователи с разрешениями на изменение смогут копировать, перемещать, изменять, переименовывать и удалять любые элементы в папке, к которой у них есть доступ. Если снять этот флажок, пользователи смогут просматривать, копировать и скачивать их без выполнения входа. Кроме того, они могут переслать эту ссылку другим людям. Однако они не смогут изменять версию в вашем хранилище OneDrive.
По умолчанию установлен выбран параметр Разрешить редактирование.
Вы также можете настроить разрешения на редактирование на предыдущем экране. В разделе Отправить ссылку рядом с полем Имя, группа или электронная почта выберите значок карандаша, чтобы изменить разрешения на редактирование для пользователей или групп, которые вы ввели.
Блокировать скачивание не позволяет пользователям скачивать файлы или папки, к которым у них есть доступ. Снятие флажка с этого поля означает, что люди могут загружать файлы на свои устройства.
Примечание: Этот параметр доступен только для рабочих или учебных учетных записей и если вы не предоставляете разрешение на редактирование.
Установить дату окончания срока действия позволяет установить дату окончания срока действия ссылки. После установки даты ссылка станет недействительной, и вам потребуется создать новую ссылку для пользователей, которым необходим доступ к файлу или папке.
Установить пароль позволяет установить пароль для доступа к файлу. Когда пользователь щелкнет ссылку, ему будет предложено ввести пароль перед получением доступа к файлу. Этот пароль необходимо предоставить отдельно всем, с кем вы хотите поделиться файлом.
Открыть только в режиме просмотра ограничивает возможность оставлять комментарии и делать предложения по файлу.
Этот параметр разрешений доступен только для документов и файлов Word.
Если у кого-то уже есть разрешения на редактирование документа, выбор параметра Открыть только в режиме просмотра не помешает им вносить изменения. Для них документ откроется в режиме редактирования.
После настройки всех параметров и разрешений для ссылки выберите Применить.
Если нужно, включите сообщение.
Если у вас возникают проблемы при совместном использовании файлов с сайта Outlook.com, см. статью Не удается предоставить общий доступ к файлам OneDrive с сайта Outlook.com.
Если в вашей учетной записи Майкрософт включена функция «Семейная безопасность» и родители отключили управление контактами, вы можете предоставлять доступ к элементам только пользователям из своего списка контактов.
Соблюдайте авторские права и внимательно относитесь к материалу, который вы публикуете в Интернете. Незаконное копирование материалов или предоставление доступа к ним нарушает Соглашение об использовании служб Майкрософт.
Предоставление общего доступа к папкам
Если вы делитесь папками и предоставляете разрешения на редактирование, пользователи, получившие доступ, могут добавить общие папки в свои собственные хранилища OneDrive. Это позволит им хранить такую папку вместе с собственными папками и элементами, легко перемещать элементы между папками и с комфортом работать с ними в автономном режиме. Все внесенные ими изменения синхронизируются с общей папкой, поэтому каждый, кто имеет доступ к папке, получает актуальную версию элементов.
Совет: Получатель сможет добавить в свое хранилище OneDrive общие папки, а не отдельные файлы. Если вы хотите, чтобы получатель добавил в OneDrive файлы, сначала поместите их в папку, а затем предоставьте к ней доступ.
Предоставление общего доступа в мобильном приложении OneDrive
Дополнительные сведения см. в следующих статьях:
Настройка хранения и общего доступа к файлам в Microsoft 365
Один из лучших способов настроить хранилище файлов и совместное использование для бизнеса — OneDrive совместное использование сайта группы. Этот вариант идеально подходит для небольших компаний с небольшим количеством сотрудников.
Часы. Где хранить файлы в Office 365
Microsoft 365 хранения и управления документами
OneDrive предназначена для индивидуального использования с периодическим обменом файлами.
Сайты OneDrive и группы предоставляют любой доступ для вас и ваших сотрудников.
Вот рекомендации по хранимой информации в каждом расположении при совместном использовании сайтов OneDrive и команд:
| Расположение хранилища | Для чего это нужно | Что следует хранить |
|---|---|---|
| OneDrive | Хранение контента в OneDrive как хранение файлов на компьютере; никто другой не может легко получить к ним доступ. Дополнительные сведения см. в OneDrive для бизнеса? | Рабочие файлы, регулярный доступ к которым или возможность их совместного использования участниками рабочей группы не требуются. |
| Сайты групп SharePoint | Совместная работа. При создании Microsoft 365 группы (например, в Центр администрирования Microsoft 365, Outlook или путем создания группы в Microsoft Teams) для этой группы создается сайт SharePoint группы. Кроме того, при создании SharePoint на домашней странице SharePoint или из центра администрирования SharePoint создается Microsoft 365 группа. Дополнительные сведения см. в SharePoint сайте группы? и создать сайт группы в SharePoint Online. | Файлы, которые имеют общую собственность. Мы рекомендуем отдельные сайты группы для каждого подразделения работы в вашей организации. Например, чтобы сохранить персонал и финансовые документы закрытыми для небольшой группы, создайте отдельный сайт группы. |
SharePoint также имеет другие типы сайтов, которые можно использовать для бизнеса. Вы можете использовать сайты связи в интрасети для публикации сведений для широкой аудитории. И вы можете использовать сайты-концентраторы для подключения сайтов в интрасети.
Начните использовать OneDrive и сайт вашей команды
Члены группы могут хранить собственные файлы в OneDrive
Каждый человек в вашем бизнесе, которому назначена Microsoft 365 лицензия (и выбрана SharePoint Online), OneDrive облачное хранилище. Они могут хранить бизнес-файлы здесь для доступа с любого устройства, и они доступны только этому пользователю. Например, пользователи могут переносить в хранилище проекты коммерческих предложений, свои заметки к собраниям или сценарии собственных презентаций.
Сотрудники также могут обмениваться OneDrive файлами и папками. Если сотрудник не работает или покидает компанию, другие могут получить доступ к общим файлам, хранимым в OneDrive (OneDrive совместном использовании папок группы).
Вот как каждый человек в вашей команде может настроить OneDrive и поделиться файлами.
Перейдите в Центр администрирования Microsoft 365и войдите с именем пользователя и паролем.
В пусковом пусков OneDrive ом
В OneDrive члены группы могут хранить собственные бизнес-файлы. Вы можете обмениваться отдельными файлами или целой папкой. Выберите файл или папку правой кнопкой мыши, а затем выберите Share.
На странице Отправить ссылку оставьте выбор по умолчанию, который любой человек со ссылкой может просматривать и редактировать.
Введите имена или адреса электронной почты членов группы, которым необходимо иметь доступ к папке, и добавьте дополнительное сообщение.
Если вам нужна собственная копия электронной почты, которая будет отправлена, добавьте свой адрес электронной почты в список.
Когда вы закончили ввод, с кем хотите поделиться, выберите Отправить. Электронное письмо будет сразу же выслано всем приглашенным пользователям.
Вот как выглядит электронная почта.
Upload файлы на сайт группы для совместной работы в Интернете
Сайты команд приходят с местом для хранения файлов, называемой библиотекой документов.
Ниже личные действия по добавлению файлов:
На домашней странице сайта группы выберите Документы из меню навигации слева. В результате вы перейдете к своей библиотеке документов.
Пока вы все еще подписаны на Microsoft 365, откройте Windows файл explorer из панели задач или другого расположения. Перейдите к файлам, которые нужно отправить на сайт группы.
Выберите файлы, которые необходимо загрузить на сайт вашей группы, а затем перетащите их в библиотеку документов.
После отправки файлы будут храниться как на сайте группы, так и на вашем компьютере.
Файлы можно удалить с компьютера. На следующем шаге Синхронизация файлов в Интернете с компьютером или Macсоздаст новое расположение для этих файлов на компьютере.
Если у вас есть множество файлов или больших файлов для отправки на сайт вашей команды, ознакомьтесь с этими советами по отправке больших или многих файлов в библиотеку.
Сведения о том, как приобрести дополнительное дисковое пространство в хранилище, см. в статье Изменение объема хранилища для своей подписки.
Синхронизация файлов в Интернете с компьютером или Mac
Теперь, когда ваши файлы хранятся на сайте группы, вы можете настроить их синхронизацию с ПК или Mac. Таким образом, вы можете работать с файлами с компьютера или Mac, а не работать в Microsoft Edge, Chrome или другом браузере. Наличие синхронизированных версий файлов на локальном компьютере также крайне полезно в тех случаях, когда вам нужно просмотреть файл, а подключение к Интернету отсутствует.
После синхронизации файлов с компьютером, когда вы подключены к Интернету, они будут синхронизированы автоматически.
Вот как настроить синхронизацию файлов на сайте группы с компьютером.
На домашней странице сайта группы выберите Документы из меню навигации слева. Это отнимает вас в библиотеку документов.
При синхронизации файлов на сайте группы вы синхронизируете каждую библиотеку файлов на сайте, а не весь сайт.
Выберите синхронизацию, чтобы синхронизировать все файлы. Или просмотрите определенную папку, которая необходимо синхронизировать.
Если вам предложено переключить приложения, выберите Да. OneDrive это процесс синхронизации.
Если вы получите запрос set up OneDrive, вопишитесь в свою работу или учетную запись школы.
Если вы еще не синхронизировали OneDrive, вы можете увидеть экран OneDrive папки. Проверьте путь в папке OneDrive папке здесь. Выберите Расположение изменения, если вы хотите использовать другой путь, а затем выберите Далее.
Проверьте синхронизацию, открыв файл в папке группы на компьютере. Внесите нужные изменения и выберите команду Сохранить.
Рекомендации по хранению файлов и предоставлению к ним общего доступа
Вот несколько советов для получения наибольшего OneDrive сайта SharePoint группы.
Рекомендации по использованию хранилища файлов и организации совместной работы для других типов малых компаний
Индивидуальные владельцы. Используйте OneDrive для хранения собственных файлов и их совместной работы с клиентами в индивидуальном порядке.
Совместное владение. Оба владельца используют OneDrive и делятся файлами взад и вперед.
Предприятия с внешними клиентами или партнерами, которым необходим доступ к файлам. Создайте новый сайт группы для хранения и обмена документами, предназначенными для конкретного клиента. Настройка сайта, чтобы разрешить доступ только к этому клиенту. После этого не нужно беспокоиться о том, что один клиент случайно получит доступ к сведениям, предназначенным для другого клиента.
Защита конфиденциальных файлов
Если вы храните файл в OneDrive, он доступен только вам, если вы не поделитесь им с другими. При совместном делиться файлами можно создать ссылку, которая может быть переададрена, или поделиться только с определенными людьми. Кроме того, вы можете создавать в службе OneDrive папки для разных целей, например для общедоступных и личных материалов или отдельных проектов. Общий доступ к каждой из них можно предоставить разным пользователям и группам либо не предоставлять никому.
Дополнительные сведения о совместном использовании см. в разделе Share files and folders with Microsoft 365.
Отслеживание свободного места
Чтобы узнать, сколько места для хранения у вас осталось в OneDrive, см. в OneDrive для бизнеса хранения.
Какие файлы можно хранить в OneDrive и сайте группы?
Хотя вы можете загружать почти все типы файлов, некоторые имена файлов и символы в именах файлов не допускаются. Дополнительные сведения см. в материалах Invalid file characters and file types in OneDrive для бизнеса.
Включить или отключить сторонние службы хранения данных
Вы можете включить сторонние хранилища для пользователей в Microsoft 365, чтобы они могли хранить и обмениваться документами с помощью таких служб Dropbox как OneDrive и сайтов группы. Это отличная возможность обеспечить пользователям доступ к тем службам, которые они уже используют или предпочитают использовать для бизнес-проектов. Если вы не хотите, чтобы люди в вашей организации Office открывать файлы в сторонной службе, выполните следующие действия, чтобы отключить их.
Сторонние хранилища включены по умолчанию, поэтому вам нужно выполнить эти шаги сразу, если вы не хотите, чтобы оно было доступно для пользователей.
Перейдите на страницу параметров > Параметры Org.
На вкладке Services выберите Office в Интернете.
Выберите или отключите контрольный ящик, чтобы включить или отключить стороннее хранилище, а затем сохранить изменения.
Дальнейшие действия
Настройка сайта группы для хранения файлов и совместного использования. В этом пошаговом руководстве вы узнаете, как использовать все преимущества расширенного хранилища и дополнительные возможности для совместной работы.
Настройка приложений Office на планшетах и телефонах. Это необходимо сделать, чтобы можно было редактировать файлы, хранимые в OneDrive и на сайтах группы с планшета или телефона. Если вы не установите Office для планшета или телефона, вы сможете просматривать файлы, но не изменять их.