Как подписать документ электронной подписью рутокен
Как самостоятельно подписать документ электронной подписью?
Этот вопрос возникает, когда владельцу сертификата электронной подписи нужно подписать документ вне информационных систем, в которых уже встроены механизмы создания и проверки электронной подписи. Рассмотрим варианты, как подписать документ квалифицированной электронной подписью.
Что потребуется для подписания электронного документа?
Вариант 1. Установить плагин для Office
Для документов формата Word и Excel
Чаще всего требуется подписать документ в формате Word:
Штатная функция пакета Microsoft Office «Подписать документ» не позволяет создать подпись, которая придает электронному документу юридическую силу. Чтобы создать такую подпись в Word или Excel, необходимо установить на свой компьютер специальный программный модуль, который добавит такую возможность, — например, КриптоПро Office Signature.
Это платная программа, использовать все возможности бесплатно можно только в тестовый период. После загрузки и установки плагина на компьютере можно подписывать документы по такому алгоритму:
В главном меню документа выберите пункт «Сервис» и перейдите в «Параметры». В появившемся окне выберите вкладку «Безопасность» и нажмите кнопку «Цифровые подписи».
В этом окне выберите нужный сертификат электронной подписи из тех, что установлены на компьютере.
С его помощью создайте для документа электронную подпись: нажмите «Подписать» и введите пароль ключевого контейнера.
Что учесть при использовании плагина:
Для документов формата PDF
Для создания и проверки электронной подписи в программах Adobe Acrobat, Adobe Reader и Adobe LiveCycle ES есть отдельный модуль КриптоПро PDF.
КриптоПро PDF прилагается бесплатно при совместном использовании с программой Adobe Reader. В остальных программах также есть тестовый период, по истечении которого нужно приобрести лицензию.
Прежде чем вставить электронную подпись в документе PDF, необходимо установить и настроить Acrobat Reader DC или Adobe Acrobat Pro для работы с программой КриптоПро PDF.
После настройки чтобы поставить подпись, выберете в меню документа пункт «Работа с сертификатами», затем нажмите «Подписание». Программа предложит выбрать нужную подпись, среди установленных и место в документе, где будет располагаться подпись. После этого можно завершить подписание документа.
Вариант 2. Установить отдельную программу для создания подписи
Чтобы подписывать документы любого формата (*rar, *.jpeg и *.png,*.ppt, видео, базы данных и т.д.), можно установить на компьютер специальную программу — например, КриптоАРМ.
У программы есть несколько версий, которые отличаются функциональностью. Базовой версией КриптоАРМ Старт с минимумом возможностей можно пользоваться бесплатно. У всех платных версий есть тестовый период, в течение которого будут доступны все возможности. Когда это время истечет, потребуется приобрести лицензию, чтобы продолжить пользоваться этой версией.
Подписать документ можно из главного окна программы или из контекстного меню файла. Алгоритм подписания отличается в зависимости от этих вариантов, но в любом случае выбирайте пункт «Подписать» и следуйте инструкциям. Программа предложит вам выбрать:
Что учесть при использовании программы:
Вариант 3. Воспользоваться веб-сервисами
Можно подписать документ любого формата, не устанавливая на компьютер специальных программ, — например, в веб-сервисе Контур.Крипто.
Это бесплатная программа, которая позволяет создать и проверить электронную подпись, зашифровать и расшифровать электронный файл. Можно подписать не только отдельный файл, но и пакет файлов или архивов. Можно создать подпись документа двумя и более лицами.
Работать в программе можно после регистрации и автоматической установки на компьютер программного обеспечения для криптографических операций. У программы интуитивно понятный интерфейс. Чтобы подписать электронный документ, необходимо:
Загрузить в сервис документ, который необходимо подписать. Подписать можно файл любого формата до 100 Мб.
Выбрать установленный на компьютере сертификат, которым будет подписан документ. Подписать документ в Контур.Крипто можно сертификатом, выпущенным любым удостоверяющим центром.
Создать файл подписи. После того как вы нажмете кнопку «Подписать», сервис создаст папку с исходным документом и подпись с таким же именем и разрешением.sig. Папка сохранит файл и подпись для него на сервере. Эти документы можно скачать на компьютер пользователя.
Послать документ получателю. Можно отправить файл и подпись для него прямо из сервиса. Адресат получит ссылку на документ, сохраненный в Контур.Крипто. Также можно скачать пакет документов на компьютер (исходный документ, файл подписи, сертификат и инструкцию по проверке подписи) и отправить через любой почтовик.
Что учесть при использовании Контур.Крипто:
Как подписать документ электронной подписью? Виды подписей и программное обеспечение.
Электронная подпись содержит информацию об авторе и подтверждает отсутствие изменений в электронном документе после его подписания. Есть несколько основных способов подписания, но выбор способа зависит от требований контрагента, поэтому прежде чем принимать решение, каким способом и в каком программном обеспечении подписывать документ, уточните у контрагента требования к подписи:
Открепленная (отсоединенная) ЭП
— Файл подписи создается отдельно от подписываемого файла
— Для проверки подписи нужно передавать два файла — исходный документ и файл подписи
— Нет ограничения по формату подписываемых документов
— Созданный файл подписи имеет, как правило, расширение.sig,.sgn,.p7s
— Есть возможность создать усовершенствованную открепленную подпись, такой файл содержит отметку времени
— Можно создать файл, содержащий подписи нескольких лиц
Проверку созданной открепленной подписи контрагент может выполнить в программах, предназначенных для проверки электронных документов с отсоединенной подписью.
— Контур.Крипто
Сервис для подписания электронной подписью, проверки электронной подписи под документом, шифрования и дешифрования документов. Для работы подойдут сертификаты, выданные любым УЦ. Есть возможность создания усовершенствованной подписи с отметкой времени.
После подписания файл открепленной подписи сохраняется рядом с документом. Подписант может отправить подписанные документы любому получателю по электронной почте, а также скачать на компьютер пакет документов: исходный документ, файл подписи, сертификат и инструкцию по проверке подписи.
Все функции сервиса бесплатны.
— КриптоАРМ
Локальная программа для подписи и шифрования файлов любого формата. С помощью КриптоАРМ можно расшифровать, посмотреть подпись файла, создать как открепленную подпись документа, так и присоединенную подпись.
Установить программу можно с помощью диагностики для ЭТП или с сайта разработчика. Приобрести лицензию для этого ПО можно в любом Сервисном центре.
Примечание: порядок оказания технической поддержки по программе КриптоАРМ описан на сайте разработчика программы. Техническая поддержка УЦ СКБ Контур не оказывает консультации по этому продукту.
Совмещенная (прикрепленная/присоединенная) ЭП
Разновидность электронной подписи, при создании которой формируется файл, содержащий как саму электронную подпись, так и исходный документ.
Создать такую подпись можно через КриптоАРМ. В той же папке, в которой хранился исходный документ, появится файл с аналогичным названием, но с расширением, как правило,.sig,.sgn. Размер этого файла несколько больше, чем размер исходного документа.
Отправлять контрагенту нужно будет только этот файл. Для проверки и прочтения документа у контрагента должно быть установлено ПО, поддерживающее работу с прикрепленной подписью.
Встроенная ЭП
Подписание внутри документов Word, Excel, PDF с помощью дополнительного ПО КриптоПро Office Signature и КриптоПро PDF.
Формат исходного документа не меняется, информацию о подписи можно просмотреть, открыв документ. Если в документ после подписания внести изменения, подпись будет определяться как недействительная.
После того, как в документе появилась цифровая подпись, он автоматически помечается как окончательный и доступен только для чтения. Любое действие по редактированию документа приведёт к тому, что все подписи из документа будут помечены как недействительные.
При открытии документа с подписью на компьютере, где не установлен продукт «КриптоПро Office Signature» подпись будет отображаться как недействительная.
Установить компонент можно с помощью диагностики для ЭТП или с сайта разработчика. Приобрести лицензию для этого ПО можно в любом Сервисном центре.
— КриптоПро PDF
Плагин для создания подписи внутри документов PDF. Можно создать видимую подпись (отображается на панели Подписи, и в виде поля подписи в документе), или невидимую (отображается только на панели Подписи). Также позволяет настроить разрешенные изменения, при которых подпись останется действующей (например, добавление комментариев). Есть возможность создания усовершенствованной подписи с отметкой времени.
Приобрести лицензию для этого ПО можно любом Сервисном центре.
Примечание: консультации по продукту КриптоПро PDF оказывает техническая поддержка компании КриптоПро.
— Подписание в OpenOffice / LibreOffice
В данном пакете не поддерживается создание подписи в документе с сертификатами, выданными с помощью СКЗИ КриптоПро. Разработки плагина для OpenOffice / LibreOffice КриптоПро пока не планируется.
ЭП в Outlook
Подписание в Outlook возможно только в почтовом клиенте Microsoft Outlook, и почта в учётной записи MS Outlook должна совпадать с почтой, указанной в сертификате.
Подробнее о настройке подписи и шифрования сообщений электронной почты в MS Outlook в статье «Как настроить Outlook для работы с сертификатом».
Как пользоваться электронной подписью с флешки?
Флешка — удобный и мобильный хранитель информации. Можно ли записать на нее электронную подпись (ЭП), насколько это безопасно и как именно это сделать расскажем в статье.
Что такое флешка и токен электронной подписи
Флешка — это портативное устройство, на котором можно хранить любую информацию, например документы, картинки, музыку. Она не занимает много места и вмещает в себя гигабайты данных. Флешки можно подключать к компьютеру, ноутбуку или другому устройству через USB-порт.
Токен — это тоже устройство для хранения данных, но в отличие от флешки основная задача токена не хранение, а защита информации. Для этого изготовитель устанавливает на все токены восьмизначный пароль.
На все токенах установлен пароль — стандартный пин-код из восьми чисел. Он общеизвестный, поэтому, чтобы защитить свои данные, перед началом работы замените пин-код на собственный. Не используйте для этого даты рождения родных и близких — такие пароли можно подобрать. Мы не советуем записывать пароль, но если вы решите это сделать, храните листочек с паролем в защищенном месте.
А за безопасностью флешки следит только производитель. Поэтому если флешка попадет в руки злоумышленников, они смогут взломать пароль на ней.
На какие носители можно записать электронную подпись
Сертификат электронной подписи можно записать:
Последние два носителя практически не отличаются друг от друга по свойствам. Использовать флешку удобнее, так как она занимает меньше места и ее сложнее повредить. Однако и флешка, и съемный жесткий диск имеют одинаково низкую защиту информации. Компьютер защищен лучше, но может подвергнуться атаке вирусов. Поэтому мы рекомендуем хранить ЭП на токене. Именно это устройство лучше всего защитит ваши данные от мошенников.
Некоторые типы сертификатов можно хранить только на токене. Например, записать на флешку нельзя сертификаты для работы с Федеральной таможенной службой или для системы для учета алкогольной продукции ЕГАИС ФСРАР.
Какой должен быть объем у флешки для электронной подписи
Электронная подпись «весит» очень мало — около четырех килобайт (Кб). Поэтому для хранения сертификата подойдет флешка с любым объемом памяти.
Обычно пользователи выбирают флешки для того, чтобы хранить на них сразу несколько сертификатов. Даже на небольшую флешку объемом 4 гигабайта можно записать до нескольких сотен ключей ЭП.
В отличие от флешки, на токен можно записать несколько сертификатов, обычно не больше 15. Этого количества обычно достаточно для того, кто подписывает электронные документы в нескольких информационных системах. Несмотря на небольшую вместимость токена мы рекомендуем использовать именно его. Он обезопасит ваши данные от мошенников.
Как записать электронную подпись на флешку
Записать сертификат ЭП на флешку или токен можно тремя способами:
Инструкции ниже подойдут для записи сертификата и на флешку, и на токен. Исключение — пункты про установку пароля или пин-кода. При записи ЭП на флешку нужно придумать и установить свой пароль. Но если вы записываете ЭП на токен, устанавливать пин-код не нужно. Программа или сервис попросят вас ввести пароль, только если он отличается от стандартного.
Как записать сертификат в личном кабинете
Если вы еще не выпустили сертификат ЭП и хотите сразу записать его на съемный носитель:
Если у вас есть сертификат для одного из сервисов Контура, например, Экстерна или Диадока, и вы хотите установить его на флешку или токен:
Как записать ЭП с помощью КриптоПро CSP
Как записать ЭП с помощью средств Windows
Как записать ЭП в профиле Контур.Диагностики
Как пользоваться электронной подписью с флешки и токена
Порядок подписания документов не зависит от того, на каком носителе хранится ЭП: на токене или флешке.
Перед тем, как подписать документы, уточните, какой вид подписи принимает контрагент: открепленную, прикрепленную или встроенную.
От этого зависит, с помощью какой программы, плагина или сервиса нужно подписать документ:
Чтобы подписать документ ЭП с флешки или токена:
Можно ли использовать Рутокен в качестве флешки?
Чаще всего на токенах марки «Рутокен» можно хранить только сертификаты электронной подписи. Записать на них другие файлы невозможно из-за технических особенностей носителей — они созданы только для хранения контейнеров закрытых ключей ЭП.
Токены, на которых помимо ЭП можно хранить и другие файлы, встречаются редко и стоят дороже. Например, в линейке Рутокен это модель Рутокен 2.0 Flash.
Как подписать документ электронной подписью
Усиленная ЭЦП дает возможность придавать юридическую значимость любой документации — от квартального отчета в налоговую до заявки на участие в госзакупках. С ее помощью можно заключать договоры, регистрировать онлайн-кассы, вносить сведения о недвижимости в ЕГРН, обмениваться информацией с ЕГАИС и ГИС ЖКХ, вести документооборот с контрагентами и контролирующими органами. Расскажем, как подписать документ электронной подписью, воспользовавшись десктопными приложениями и бесплатными онлайн-сервисами. Еще вы узнаете, как настроить рабочее место и где скачать необходимое ПО.
Как подписать документ ЭЦП
Для ведения документооборота онлайн нужна усиленная ЭП, которую можно оформить только в аккредитованном удостоверяющем центре. Процедура стандартна — выбираете подходящий вариант КЭП или НЭП на сайте, подаете заявку онлайн, приходите с паспортом и пенсионным удостоверением в УЦ, оплачиваете и получаете на руки USB-токен или смарт-карту с личным сертификатом и ключевой парой.
Помимо ключевого носителя, понадобится компьютер или ноутбук с ОС Microsoft Windows, которую поддерживают все информационные системы и торговые площадки. ОС MacOS и Linux также подойдут, но не для каждого портала.
ПК необходимо настроить — установить криптопровайдер (СКЗИ), драйверы для USB-токена или смарт-карты, корневой сертификат и программу для работы с ЭП. Некоторые носители имеют встроенные средства криптозащиты, поэтому могут использоваться без дополнительного ПО.
Для работы с государственными и коммерческими порталами установите в браузере специальные плагины или расширения. Универсального списка программных модулей не существует, поскольку каждая площадка предъявляет свои требования к рабочему месту. Далее расскажем, как подписывать документ ЭЦП, выданными в разных УЦ.
Как подписать документ электронной подписью Контур или Тензор
Вы приобрели ЭП в компании Контур, Тензор или в другом удостоверяющем центре. Что делать дальше? Алгоритм действий зависит от возможностей ключевого носителя и стоящих перед вами задач. Ниже мы пошагово опишем процедуру настройки рабочего места, которую можно автоматизировать с помощью специальных сервисов («Мастер настройки», Контур.Веб-диск и пр.).
Подготовка рабочего места завершена. Теперь вы можете вести удаленный документооборот, подписывая файлы разных форматов присоединенными или отсоединенными ЭП. Ниже мы объясним, как подписать электронной подписью документы PDF, Word и Excel и расскажем, как работать с приложениями и сервисами для удаленного подписания документации.
Как подписать электронной подписью документ PDF
Для работы с документацией в формате PDF вы можете воспользоваться бесплатным онлайн-сервисом, десктопным приложением или плагином КриптоПро PDF. Каждый из этих способов имеет свои особенности, достоинства и недостатки, которые представлены в таблице.
| Как называется | Как работает | Нужно ли платить | Бесплатный тестовый период | Преимущества | Недостатки |
| Веб-сервисы | Контур.Крипто |
1. Задай вопрос нашему специалисту в конце статьи.
2. Получи подробную консультацию и полное описание нюансов!
3. Или найди уже готовый ответ в комментариях наших читателей.
Как подписать ЭЦП документ PDF в Adobe Acrobat
Используя Adobe Acrobat/Reader совместно с утилитой КриптоПро PDF и криптопровайдером КриптоПро CSP, вы сможете выполнять все операции в одном приложении. Модуль совместим с модификациями Standart и Pro версий 8, 9, X, XI, DC.
Бесплатную тестовую версию приложения можно загрузить с официального сайта разработчика. Пробный период составляет 3 месяца, а в дальнейшем вы сможете использовать ПО только при наличии платной лицензии. Еще один вариант — приобрести лицензию Adobe Acrobat, вместе с которой поставляется модуль. Как подписать ЭЦП документ PDF:
Последний шаг — нажмите «Подпись», дайте файлу название и укажите папку, в которой он будет сохранен. Нажмите «ОК».
Создание электронной подписи
Электронная подпись содержит информацию об авторе и подтверждает отсутствие изменений в электронном документе после его подписания.
Для создания подписи необходим действующий сертификат электронной подписи. Например, выданный Удостоверяющим центром СКБ Контур или другим удостоверяющим центром, имеющим аккредитацию Минкомсвязи России. Сертификат обычно хранится на специальном носителе – токене.
Примечание
Процесс создания подписи
 | |
 | Выберите документ, |
 | |
 |