Как подписать извещение в диадоке
Почему нужно подписывать извещения о получении
Что такое извещения и для чего они нужны
Обмен счетами-фактурами регламентирован приказом 14Н, в котором описано какие служебные документы должны быть сформированы, подписаны и отправлены.
Один из таких служебных документов — извещение о получении. Оно формируется при получении документа. Извещение покупателя о получении счета-фактуры не является обязательным и составляется по согласованию сторон.
Извещение гарантирует, что документ доставлен до получателя без ошибок. Полную схему документооборота счетов-фактур можно посмотреть в Руководстве пользователя.
Почему раньше не нужно было подписывать извещения
Извещения формировались, подписывались и отправлялись всегда, но в случае с сертификатами на железном носителе это происходит автоматически и незаметно для пользователей. С сертификатом DSS полностью автоматически подписывать извещения нельзя из-за необходимости подтверждать операции в приложении на телефоне.
Как подписать извещение
Если у пользователя по умолчанию выбран сертификат на железном носителе, извещения подписываются автоматически, ничего делать не надо.
Если по умолчанию выбран сертификат DSS, необходимо подписывать извещения. Это можно сделать так:
подписать любой документ в ящике, тогда все извещения для остальных документов подпишутся автоматически
или нажать на кнопку “Подписать” внизу экрана.
Что будет, если не подписывать извещения
Согласно постановлению 14Н извещение о получении счета-фактуры не является обязательным. И все же мы рекомендуем извещения подписывать и отправлять, чтобы избежать возможных проблем.
Документооборот счетов-фактур и УПД не будет завершен без подписанных извещений. Документы могут быть неверно обработаны в интеграционных решениях.
Где в Диадоке можно посмотреть извещения
Подписание и отказ в подписи
Подписание документов доступно только тем сотрудникам, у которых на это есть право, и получен сертификат электронной подписи. Если подписание документов не доступно, для наделения правом на подписание документов обратитесь к сотруднику с правами администратора.
Подписать (отказать в подписи) можно как один документ, так сразу и несколько документов:
Для подписания (отказа в подписи):
«Подписать и завершить документооборот» ( чтобы подписать документ) ;
При запросе на подписание исходящего документа после его подписания документ будет отправлен контрагенту или в подразделения.
«Отказать» → «Отказать сотруднику в запросе подписи» (чтобы отказать и отослать документ сотруднику, отправившему на подписание) или « Отказать» → «Отказать контрагенту в подписи документа» (чтобы отправить отказ контрагенту по документу (документам).
В открывшемся окне подтвердите подписание или отказ в подписи с указанием причины отказа.
В окне выбора сертификата установлен флажок «Запомнить мой выбор в текущей организации». Это означает, что документы будут подписываться выбранным сертификатом по умолчанию. При необходимости флажок возможно снять.
Сменить сертификат на другой возможно с помощью ссылки «выбрать другой» при подписании документов либо в персональных настройках.
Подробнее о статусах документа см. статью Статусы документов.
Доставка
Источник данных
Коннектор может работать с четырьмя типами источников файлов:
Настройка серверов включает в себя специальные параметры (например, тип подключения, тип авторизации, путь к рабочей папке) и общие параметры для каждого типа источника файлов: группировка документов в пакеты и их связывание.
Чтобы отправить документы в одном письме, нужно сгруппировать их любым из способов:
Ниже на схемах приведены примеры группировки файлов в письма при установке уровня вложенности «0» или «1».
Схема 1. Пример группировки файлов в письма с уровнем вложенности «0».
Схема 2. Пример группировки файлов в письма с уровнем вложенности «1».
Типы и форматы документов
Коннектор позволяет отправлять любые типы документов, которые поддерживает Диадок.
Основные типы документов:
Поддерживаемые форматы формализованных документов, которые закреплены законодательством: 820@, 736@, 551@, 552@.
Некоторые неформализованные документы требуют дополнительных данных, таких как: дата, номер, сумма. Их можно указать в имени исходного файла документа.
Если учетная система не может выгрузить счета-фактуры, накладные, акты или УПД в формате установленном ФНС или в формате, который необходим для отправки в электронном виде (произвольный PDF или XML), то можно воспользоваться функцией преобразования документов. Поддерживаемые форматы исходных файлов, для которых применима функция преобразования:
Возможен вариант сложного преобразования, когда из одного файла требуется сформировать несколько файлов.
Эти настройки выполняются в индивидуальном порядке через менеджера.
Загрузка документов в Диадок
Для отправки документа потребуется задать правила маршрутизации для определения:
Исходящие для последующей отправки и подписи.
Подписать и оправить документы получателям. Потребуется обязательная авторизация пользователя в коннекторе под сертификатом.
Получатель документа может быть определен по:
При маршрутизации по паре ИНН-КПП применяется следующий порядок поиска организации в Диадоке:
Поиск по КПП одновременно происходит как по реквизитам ящика организации, так и по реквизитам подразделений ящика организации.
Отправка документов в роуминговые ящики осуществляется в головное подразделение.
Исключение составляют документы с типом «Приглашение». Для них нет проверок на наличие получателя в списке контрагентов.
Более гибкие настройки по маршрутизации документов представляет «файл маршрутизации». Это текстовый файл, который содержит строки, состоящие из пары ключ–значение, разделенные пробелами. Кодировка файла: UTF-8 или UTF-8 (без BOM). Если указан ключ, то должно быть указано значение.
Файл маршрутизации определяется по имени, которое удовлетворяет заданному регулярному выражению (подробнее смотрите в разделе «Использование регулярных выражений» ). Файл маршрутизации не должен располагаться в корне рабочей папки. Его можно разместить в подпапке вместе с отправляемыми документами или на уровень выше.
Как физлицу подписать документы в Диадоке?
Какие документы можно подписывать?
В Диадоке можно подписывать документы, расположенные в папках: «Требующие обработки», «Входящие», «Исходящие», «Внутренние» (со статусом «Требуется подпись»).
Счет-фактуру подписывает отправитель. Получатель подписывает только извещение о получении счета-фактуры.
Для включения функции автоподписания извещений обратитесь в техподдержку.
Что нужно для подписания?
Чтобы подписывать акты, накладные, УПД и другие документы через Диадок, нужно:
Иметь квалифицированный сертификат электронной подписи (КЭП).
Зарегистрироваться в Диадоке.
а. Сохраните себе на компьютер открытый ключ сертификата. Подробнее см. в статье Как экспортировать файл открытого ключа.
б. Поместите ключ в архив.
в. Отправьте архив с открытым ключом сертификата на электронную почту diadoc@skbkontur.ru или в онлайн-чат.
Открытый ключ является публичным, доступен всем пользователям системы и необходим для проверки электронной подписи. Закрытый ключ хранится только у пользователя.
г. Специалист техподдержки создаст ящик в Диадоке.
д. После этого войдите в веб-версию сервиса.
Убедиться, что настроено право на подписание документов.
Найдите в списке нужного сотрудника и нажмите на ссылку с его фамилией.
Заполнить ОГРН нулями в реквизитах организации.
Подписание документов
Действие можно выполнять для одного документа или массово:
«Отказать» → «Отказать сотруднику в запросе подписи», чтобы отказать и вернуть документ сотруднику, отправившему его на подписание;
«Отказать» → «Отказать контрагенту», чтобы отправить отказ контрагенту по документу (документам).
В открывшемся окне подтвердите подписание или отказ в подписи с указанием причины отказа.
Если у вас несколько сертификатов электронной подписи и ни один не выбран для подписания документов, выберите нужный с помощью ссылки «выбрать».
После подписания статус документа изменится на «Подписан».
Если документ был отклонен, то у него будет статус «В подписи отказано». В окне просмотра документа появится сообщение, что в подписи отказано, и комментарий, по какой причине и кто отказал.
Подробнее о подписании документов см. статью «Подписание и отказ в подписи».
Как подписать документ электронной подписью?
Электронная подпись (ЭП) — это файл, который создается средствами криптографической программы «КриптоПро» при обращении пользователя к своему сертификату электронной подписи. Подписание — это процесс формирования данного файла электронной подписи для конкретного документа. Таким образом, частый вопрос «Как поставить электронную подпись на документ» выглядит своеобразным смешением понятий из области бумажного и электронного документооборота. На электронный документ подпись не ставится, она для него формируется.
Как это выглядит для пользователя, зависит от того, где он хранит свой сертификат подписи.
Если на ПК, съемном носителей или в реестре — он нажимает кнопку «Подписать» в ящике Диадока, система обращается к сертификату и формирует файл электронной подписи.
Диадок работает с квалифицированной электронной подписью (КЭП). То есть подойдет та, которую вы используете для электронной отчетности в контролирующие органы. Если у вас ее нет, то ее можно приобрести в аккредитованном удостоверяющем центре, например УЦ Контура. С помощью электронной подписи можно завизировать файлы в любом формате: pdf, jpg, созданные в Word, Excel и других программах Microsoft Office.
Электронная подпись бывает отсоединенной и присоединенной. Это зависит от того, как именно она прикреплена к документу. Отсоединенная подпись формируется в отдельном от документа файле. При создании присоединенной подписи формируется файл, который содержит и саму подпись, и документ, к которому она относится.
Диадок сможет проверить оба типа подписи на входящих документах, но для тех документов, которые подписываются в нем, он формирует отсоединенную подпись. Кстати, чтобы подать обращение и документы в электронном виде в суд, требуется именно этот тип подписи.
Обменивайтесь электронными документами онлайн через Диадок.