Как подшиваются счета фактуры выданные
Как учитывать и хранить счета-фактуры
Плательщики налога на добавленную стоимость обязаны вести книги покупок и книги продаж, чтобы учитывать суммы налога на добавленную стоимость. Компании, которые выставляют и получают счета-факутры как посредники, например оказывают транспортные услуги или выступают застройщиками, должны вести журналы учета всех счетов-фактур.
Порядок ведения и заполнения, а также форма книг и журналов учета закреплены в Постановлении. Регистрировать следует все документы: первичные, исправленные, корректировочные. Они могут быть электронными или бумажными.
Книга покупок и книга продаж
В СБИС книга покупок и книга продаж формируется автоматически по данным учета.
Счета-фактуры в бумажном виде следует регистрировать в книге продаж в том налоговом периоде, в котором возникает налоговое обязательство, а в книге покупок нужно регистрировать счета-фактуры по мере возникновения права на вычет.
Корректировочные счета-фактуры к доплате регистрирует продавец в книге продаж, а покупатель — в книге покупок. Счета-фактуры к уменьшению продавец должен заносить в книгу покупок, а покупатель — в книгу продаж. Документы регистрируется на сумму разницы и записываются в книгах с положительным знаком, чтобы не возникало вычета сумм при занесении корректировочного счета-фактуры в книги покупок и продаж.
Если в счет-фактуру вносили исправления, то запись об исходном документе должна быть аннулирована. Если налоговый период еще открыт, в книгу вносится запись по исправленному документу со знаком «минус». Так значение по ошибочному счету-фактуре или корректировочный счет-фактура превратится в ноль, а исправленное займет его место. Когда налоговый период, в котором зарегистрирован документ, уже закрыт, аннулирование производится на дополнительном листе книги.
Журналы учета счетов-фактур
Журнал учета заполняется автоматически, когда вы проводите реализации или принимаете к учету входящие счета-фактуры. Документы регистрируются по дате выставления в разделе «Выставлено». Когда счета-фактуры не передаются контрагентам, регистрация происходит по дате составления. В разделе «Получено» документы регистрируются по дате их получения. Так в журнале отображаются даты выставления и получения документов.
Компании-посредники обязаны вести журнал учета, даже если они не являются плательщиком НДС и не принимают его к вычету. Такие организации предоставляют журналы в налоговые инспекции. По этим данным ФНС контролирует, соответствуют ли начисленные суммы НДС суммам налога, принимаемым к вычету. И наоборот, соответствуют ли заявленные принципалами суммы суммам НДС, которые продавцы товаров начислили к уплате в бюджет.
Учет счетов-фактур в разных налоговых периодах
Если покупатель получает счет-фактуру после окончания налогового периода, в котором он принял товары к учету, но до представления налоговой декларации, он может принять сумму налога к вычету в том налоговом периоде, в котором принял товары к учету. Счет-фактура, полученная после подачи декларации, должна относиться к новому налоговому периоду.
Хранение
В соответствии с Постановлением счета-фактуры как на бумажном носителе, так и в электронном виде следует хранить не менее 4 лет. Подтверждения оператора электронного документооборота, извещения покупателей о получении счета-фактуры должны храниться в течение того же срока.
Следует понимать, что у одного документа может быть несколько функций, каждая из которых подпадает под свои правила, поэтому сроки хранения по ним могут различаться. В этом случае нужно выбирать максимальный из них.
Чтобы вам было спокойнее, вы можете распечатать документы, но юридической силы они иметь не будут.
Юридическую силу имеют только документы в электронном виде, подписанные электронной подписью.
Подробнее о том, как сохранить документ в СБИС, можно посмотреть здесь.
Уничтожение документов по истечении срока хранения — это право налогоплательщика, а не обязанность. Как следует из новой редакции ст. 87 НК РФ налоговые органы вправе проводить камеральную проверку, охватывающую любые периоды деятельности налогоплательщика.
Согласно ст. 120 НК РФ, если при проверке инспектор обнаружит отсутствие первичных документов, счетов-фактур, регистров бухгалтерского или налогового учета, то компания может быть оштрафована в размере:
Рекомендуем хранить первичные документы в течение 5 лет с момента их последнего использования для составления бухгалтерской или налоговой отчетности, а не с даты их оформления.
Тема: Кто как подшивает счета-фактуры
Опции темы
Поиск по теме
Кто как подшивает счета-фактуры
Я, работая на старом предприятии, все счета фактуры (полученные и выставленные) подшивала отдельно.
Вела журнал учета полученных (выставленных) счетов-фактур. Когда передавала дела новому бухгалтеру,
она сказала а зачем ты так делала, ведь когда все документы «в куче», то так удобнее и стала
все документы подшивать вместе. Я пришла на новую работу и столкнулась с тем же.
Документы от поставщиков подшиваются все вместе (сч.ф. + накл./акт и т.п.), выставленные документы также
подшиваются все вместе.
поэтому у меня возник вопрос. Может я зря заморачиваюсь? Стоит ли ломать сложившийся порядок?
у нас органризация маленькая, но все равно счета-фактуры отдельно, акты отдельно, все так же как было при предыдущем бухе
Подшиваю отдельно. Легче искать, легче подшить карточки счета или ОСВ. Но сейчас столкнулась с маленькой фирмой. Там бух до меня подсшивала вместе. То же вроде удобно. Особенно по полученным счет фактурам
подшиваю к книгам продаж-покупок, мне так удобнее и при проверках все бумажки сразу вместе
акты подколоты к счетам-фактурам, накладные отдельно (торговая организация)
Подшиваем все отдельно. Удобно. Но раньше вообще-то я этим вопросом никогда не заморачивалась. ИМХО вопрос того не стоит. Много чего есть и поважнее
Интересно, а что нам дан выбор как подшивать? А что Правила ведения не обязательно соблюдать?
» 1. Покупатели ведут журнал учета полученных от продавцов оригиналов счетов-фактур, в котором они хранятся, а продавцы ведут журнал учета выставленных покупателям счетов-фактур, в которых хранятся их вторые экземпляры.
6. Журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур должны быть прошнурованы, а их страницы пронумерованы.»
Чудеса прям какие то.
А где там написано, что вместе с с/ф нельзя прошнуровать и пронумеровать накладные, по которым эти самые с/ф выписаны?
Идеальный вариант, ИМХО, оригиналы СФ подшиваются отдельно по покупке и отдельно по продаже к журналу регистрации СФ.
Копии СФ подшиваются к книгам покупок и продаж.
Вопрос у налоговиков по ндсу возникает как раз в отношении книг, сф и остальной макулатуры. В этом случае удобнее предоставлять им быстро копии документов по такой подшивке.
Конечно, есть вопросы по важнее. Я особо тоже не заморачивалась на этот счет. Просто подряд столкнулась с мнением, отличным от моего и стало интересно.
К тому же, почему не поделиться опытом друг с другом? 
У кого-то могут быть частые проверки и он уже на опыте знает как удобнее хранить документы, выдвигает ли налоговая требования об отдельной подшивке счетов-фактур ввиде журнала и т.д. и т.п.
У меня всё отдельно. СФ выданные, СФ полученные, накладные, Акты вообще с договорами лежат. а подшиваю только СФ, в этой же папке журнал учета СФ.
Так тут речь идет о ЖУРНАЛАХ, а не о самих счетах-фактурах. У меня один только журнал, где перечислены счета-фактуры занимает листов 35-45, а если я еще к нему сами фактуры начну подшивать.
А я в торговых организациях подшиваю сч.-ф. и накладные вместе, и при встречках мне было оч удобно копировать сразу и фактуру и накладную. Но. выставленные отдельно, полученные отдельно.
Я отдельно веду сч/ф и накладные. По итогам квартала, распечатываю все книги покупок продаж, и подшиваю все счета-фактуры как полагается.. прошнуровываю и пронумеровываю. Сразу убираю в архив.. меньше «макулатуры» на виду
Делать больше нечего. Так вот желаю Вам перечитать заново порядок ведения и не выдергивать «слова из песни». С Ваши опытом, это пара пустяков.
Раньше у меня тоже так было. Но сейчас требую на каждый месяц формировать папку с актами. Это очень удобно, чтобы отразить начисления по затратам. Т.к. сначала документы поступают к делопроизводителям. Они там все это комплектуют.
На мой взгляд, удобно, когда для каждого документа имеется свое «дело» и они там в хронологическом порядке разложены.
от! тоже хотела сказать.
речь ведь о том, чтобы журнал велся в установленном порядке, а про сами с-ф ничего не сказано!
Конечно, есть вопросы по важнее. Я особо тоже не заморачивалась на этот счет. Просто подряд столкнулась с мнением, отличным от моего и стало интересно.
К тому же, почему не поделиться опытом друг с другом?
У кого-то могут быть частые проверки и он уже на опыте знает как удобнее хранить документы, выдвигает ли налоговая требования об отдельной подшивке счетов-фактур ввиде журнала и т.д. и т.п.
а у меня тоже такой вопрос возник, когда я взяла себе другую фирму.
понятно, что наказывать никто за это не будет
но вопрос в том, какой способ наиболее удобный и правильный ли он
так что поддерживаю автора в начинании этой темы
Сроки хранения счетов-фактур: важные детали
Срок хранения счетов-фактур в различных ситуациях может быть разным. От чего он зависит, как правильно его рассчитать и что грозит компании за его нарушение, вы узнаете из статьи.
Коммерческая деятельность — без документов не обойтись
Любая коммерческая деятельность не обходится без документов. Порой для их хранения компании вынуждены создавать архивы, выделять немалые площади и трудовые ресурсы. Более того, документы не только сопровождают компанию в течение периода ее деятельности, но и вынуждены продолжать свое существование после ее закрытия (ликвидации, банкротства и др.).
Даже если коммерсант проработал всего 1 месяц, к закрытию компании собирается целый пакет документов: налоговая отчетность, документы по реализации товара, поступлению ТМЦ, начислению зарплаты и др. В этот перечень могут входить и счета-фактуры (если коммерсант являлся плательщиком НДС). О проблемах, возникающих при хранении документов после решения коммерсанта прекратить свою деятельность, поговорим далее.
Закрыл бизнес — обязан сохранить счета-фактуры и иные документы
Рассмотрим пример. ИП Рябинин К. Н. принял решение прекратить коммерческую деятельность. Так как арендодатели срочно требовали освободить помещение, все документы коммерсант перевез к себе домой и разместил на свободной площади в хозяйственном помещении. Счета-фактуры занимали немалый объем, так как реализация товара производилась мелкими партиями в адрес многочисленных контрагентов. Прошло определенное время и хранимые в неприспособленном помещении документы выцвели, отсырели и утратили свой первоначальный вид.
Однако закон гласит, что коммерсанты обязаны обеспечить сохранность архивных документов в течение сроков их хранения (ч. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ) — иначе их могут наказать по ст. 13.20 (от 300 до 500 руб. на должностных лиц) или 13.25 КоАП РФ (от 200 до 300 тыс. руб. для юрлиц).
Не следует забывать также, что налоговики вправе провести выездную проверку за последние 3 года деятельности ИП/организации, поэтому и после закрытия предпринимателю придется хранить документы (в том числе счета-фактуры), если они подтверждают расчет налогов и их уплату (п. 48 Порядка учета доходов и расходов и хозяйственных операций для ИП, утв. приказом Минфина № 86н, МНС России № БГ-3-04/430 от 13.08.2002).
Как долго нужно хранить документы
Сроки хранения для разных документов могут существенно различаться. Так, налоговые документы подлежат хранению в течение не менее 5 лет (подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК). Срок хранения документов, образующихся в процессе деятельности организаций, установлен также Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (действует с 18.02.2020, далее — перечень № 236).
Так, ст. 317 перечня № 236 для счетов-фактур установлен 5-летний срок их хранения. Поскольку сроки не различаются, ориентироваться нужно на любой из них.
В отдельных случаях этот срок может увеличиваться до 6 лет. Например, 6-летний срок предусмотрен для участников региональных инвестиционных проектов (п. 3 ст. 89.2 НК). Годовую же бухгалтерскую отчетность вместе с аудиторскими заключениями ждет постоянное хранение (ч. 1 ст. 29 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402, ст. 268 «а», 286 «а» перечня № 236).
Если в компании трудились наемные работники, у нее собирается приличный объем документов, которые требуется сохранять значительно дольше указанных сроков. Например, акт о расследовании несчастного случая на производстве с материалами расследования нужно хранить не менее 45 лет (ч. 6 ст. 230 ТК РФ?), а акт о случае профзаболевания — в течение 75 лет (п. 33 положения «О расследовании и учете профзаболеваний», утв. постановлением Правительства РФ от 15.12.2000 № 967).
Сокращать законодательно установленные сроки хранения документов нельзя. За нарушение сроков хранения учетных документов штраф от 5 до 10 тыс. руб. предусмотрен для должностных лиц ст. 15.11 КоАП.
Организуем правильное хранение счетов-фактур
Продолжим пример. Степанова П. А., ранее работавшая главбухом у ИП Рябинина К.Н., нашла аналогичную работу во вновь открывшейся компании ООО «Возрождение». Помня упущения предыдущего работодателя по обеспечению сохранности счетов-фактур и иных документов, она решила взять этот вопрос в новой компании под свой контроль.
Так как компания только начала работать, необходимо было в первую очередь организовать хранение документов, в том числе счетов-фактур. Специальных требований к хранению счетов-фактур в законодательстве она не нашла, поэтому решила следовать порядку хранения, установленному для бухгалтерских документов, согласно которому бухгалтерские документы нужно хранить в специальных помещениях, сейфах или шкафах (п. 6.2 положения, утв. Минфином 29.07.1983 № 105).
Между тем счета-фактуры не относятся к бланкам строгой отчетности и не являются документами, содержащими коммерческую тайну, поэтому хранение их возможно без сейфов и металлических шкафов. Руководство ООО «Возрождение» выделило для этой цели отдельное изолированное помещение в офисе компании. Главбух определил ответственных за сохранность документов (пп. 6.2–6.4 положения, утв. Минфином № 105).
Подшивать счета-фактуры к журналу учета полученных и выставленных счетов-фактур в ООО «Возрождение» не стали, т. к. с 01.01.2015 компании этот журнал не ведут, если они не являются застройщиками или экспедиторами и не осуществляют посреднических операций.
Отдельные подшивки счетов-фактур тоже решили не делать — просто подшивали счета-фактуры вместе с накладными.
Учимся правильно рассчитывать срок хранения счета-фактуры
Теперь настало время разобраться с определением даты начала срока хранения счетов-фактур.
Порядок хранения счетов-фактур описан в п.10 Правил ведения счетов-фактур, утвержденных постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137. Согласно этому нормативному документу счета-фактуры должны храниться в хронологическом порядке соответственно по дате их выставления или получения за соответствующий налоговый период.
Минфин РФ в письмах от 19.07.2017 № 03-07-11/45829, от 30.03.2012 № 03-11-11/104 разъясняет, что срок хранения начинает отсчитываться после окончания периода, в котором счет-фактура в последний раз использовался для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения доходов и расходов. То есть если НДС из указанного счета-фактуры компания отразит в декларации за 3-й квартал 2021 года, отсчет 5-летнего срока хранения начнется 01.10.2021 и закончится 30.09.2026.
На практике часто бывает, что при подшивке документов счета-фактуры от накладных не отделяются. Такой подход закону не противоречит, тем более, что с 18.02.2020 сроки хранения накладных и счетов-фактур сравнялись (5 лет). Однако при данном способе установленный срок хранения счетов-фактур будет нарушен в случае:
Для предупреждения данного нарушения рекомендуется организовывать хранение счетов-фактур и первичных документов отдельно.
Когда срок хранения счета-фактуры должен продлеваться
Оговоренный ранее обязательный 5-летний срок хранения счетов-фактур может увеличиваться. Это связано с тем, что с 01.01.2015 компании могут переносить налоговые вычеты. Право переноса вычетов НДС в пределах 3-летнего срока с момента принятия на учет товаров (работ, услуг) закреплено в п. 2 ст. 171 НК РФ.
Учитывая дату оприходования товаров из рассмотренного примера, заявить его, если компания отложит вычет ровно на 3 года, нужно в декларации за 3-й квартал 2024 года. 5-летний же срок хранения нужно будет отсчитывать с 01.10.2024, т.е. в этом случае он фактически составит 8 лет.
Рассматривая увеличенные сроки хранения счетов-фактур при переносе вычетов, необходимо помнить, что на вычет при возврате аванса покупателю на 3 года перенести нельзя. Вычет может быть осуществлен только в том налоговом периоде, в котором выполнены условия, предусмотренные статьями ст. 171, 172 НК РФ (письмо Минфина России от 21.07.2015 № 03-07-11/41908).
Срок хранения электронных счетов-фактур
Сейчас все больше коммерсантов переходит на электронный документооборот, используя в том числе и электронные счета-фактуры. Электронный счет-фактура равносилен бумажному (п. 1 ст. 169 НК), порядок его оформления регламентирован приказом Минфина России «Об утверждении порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи» от 10.11.2015 № 174н.
Еще до того, как будет организовано хранение электронного счета-фактуры, т. е. уже при его оформлении необходимо учесть, что подписан он должен быть квалифицированной электронной подписью (п. 6 ст. 169 НК РФ, письмо Минфина России от 05.05.2015 № 07-01-06/25701).
Сроки хранения электронных счетов-фактур те же, что у бумажных — 5 лет. Хранить распечатанные бумажные экземпляры электронных счетов-фактур компании не обязаны (письмо ФНС от 06.02.2014 № ГД-4-3/1984).
Итоги
Обычный срок хранения счетов-фактур с 18.02.2020 — 5 лет вне зависимости от их формы (электронные или бумажные). При этом срок может увеличиваться, если вычеты заявляются в более поздние периоды.
НДС – 2022
Лучший спикер в налоговой тематике Эльвира Митюкова 14 января подготовит вас к сдаче декларации и расскажет обо всех изменениях по НДС. На курсе повышения квалификации осталось 10 мест из 40. Поток ограничен, так как будет живое общение с преподавателем в прямом эфире. Успейте попасть в группу. Записаться>>>
Куда подшивать счета-фактруы на авансы?
В соответствии с п. 27 Постановления N 914 в организации может быть только одна (единая) книга продаж, страницы которой должны быть пронумерованы и прошнурованы, а сама книга должна быть скреплена печатью. Обратим внимание на то, что в упомянутом выше Письме МНС России от 21.05.2001 N ВГ-6-03/404 сделано допущение о том, что обособленные подразделения, осуществляющие реализацию товаров (работ, услуг), ведут книгу продаж по подразделению как раздел единой книги продаж по организации.
По завершении каждого налогового периода соответствующий раздел книги передается в головную организацию для окончательного оформления единой книги продаж по организации в целом и составления налоговой декларации. По нашему мнению, это позволяет несколько упростить процедуру формирования единой книги продаж по организации: в конце каждого налогового периода, сформировав книгу продаж, обособленное подразделение передает итог ее закрытия в головное подразделение. В свою очередь головное подразделение вносит итог книги продаж обособленного подразделения в сводную книгу продаж со ссылкой на раздел обособленного подразделения. Такая схема позволила бы уменьшить поток текущего документооборота и зафиксировать необходимые показатели книги продаж по организации в целом для целей декларирования НДС.
«Налоговый учет для бухгалтера», 2006, N 10
Молодец, Толя. Аудиторы из головы работают, хотелось бы им что-то написать без ссылок для клиента. А расплатится он потом нарушением порядка.
На то и особый порядок для обособленных, что они территориально далеко находятся.И физически вложить в момент формирования книги свои фактуры в общие они не могут. Нумерация тогда фактур дается другая, и их фактуры в сводную входят отдельным разделом. А другие исключения не предусмотрены из процедуры формирования книг.
Как подшиваются счета фактуры выданные
__________________
«Двигайтесь дальше несмотря ни на что».
«Чем сильнее зверь, тем он спокойнее. » или так : чем спокойней зверь, тем он сильнее.
__________________
«Двигайтесь дальше несмотря ни на что».
«Чем сильнее зверь, тем он спокойнее. » или так : чем спокойней зверь, тем он сильнее.
 |
|
__________________
«Двигайтесь дальше несмотря ни на что».
«Чем сильнее зверь, тем он спокойнее. » или так : чем спокойней зверь, тем он сильнее.
