Форма СТД-ПФР: с какими проблемами могут столкнуться бухгалтеры
С 2020 года при трудоустройстве работник вместо бумажной трудовой книжки может предоставить в организацию форму СТД-ПФР. Почему этот документ может стать для бухгалтеров проблемой? Рассмотрим этот вопрос в статье.
Когда будущий сотрудник может принести СТД-ПФР
С пошлого года часть сотрудников отказалась от бумажных трудовых книжек. А на тех работников, которые трудоустраиваются впервые в 2021 году, надо вести только электронные трудовые книжки (далее – ЭТК).
Так, если человек перешел на сведения о трудовой деятельности в электронном виде, при устройстве на новую работу он предъявит кадровику:
— трудовую книжку с записью о том, что работник от ведения бумажного документа отказался;
— форму СТД-Р (выдает прежний работодатель) или форму СТД-ПФР (выдает Пенсионный фонд).
Эти документы нужны новому работодателю в целях:
— получения информации о профессиональном стаже работника, то есть, чтобы иметь возможность оценить профессиональную биографию будущего сотрудника;
— определения продолжительности страхового стажа для дальнейшего исчисления пособия по временной нетрудоспособности.
Формы СТД-Р и СД-ПФР утверждены приказом Минтруда России от 20.01.2020 № 23н. Принципиальное отличие заключается в том, что в СТД-Р фиксируется только период работы у конкретного работодателя. Иными словами, организация в СТД-Р указывает информацию о том, в течение какого времени, на какой должности работал сотрудник непосредственно в данной компании.
СТД-ПФР оформляет Пенсионный фонд и в данной форме отражаются все периоды деятельности, информация о которых имеется в ПФР. В принципе, предполагалось, что данная форма может полностью заменить бумажную трудовую книжку.
Изменения в форме СТД-ПФР
Первоначально планировалось, что в СТД-ПФР будет отражен трудовой стаж работников с 2020 года, то есть с того времени, когда вводятся, так называемые, электронные трудовые книжки.
Но такой подход не очень удобен как для работодателей, так и для самих работников. Если человек отказался от бумажной трудовой книжки, то целесообразно оформлять один документ, в котором будет полностью отражен его трудовой стаж.
В этой связи приказом Минтруда России от 17.09.2020 № 618н форма была дополнена таблицей, в которой отражаются сведения о работе за периоды до 31 декабря 2019 года.
Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица за периоды до 31 декабря 2019 года.
Работодатель (наименование), регистрационный номер в ПФР (при наличии)
Это долгожданное дополнение, которое могло бы снять с работодателя ряд поблеем, связанных с определением трудового стажа и с исчислением страхового стажа для больничных.
Какой стаж включает в СТД-ПФР Пенсионный фонд
Итак, казалось бы, после внесения изменений в форму СТД-ПФР у работодателей не должно возникать проблем с определением стажа работников.
В идеале ситуация могла бы выглядеть так. Человек отказался от бумажной трудовой книжки. При трудоустройстве на новую работу он предъявляет будущему работодателю форму СТД-ПФР, где полностью отражен его трудовой стаж. Соответственно, компания может не просить представить для ознакомления «закрытую» бумажную трудовую книжку, всю информацию она может получить из СТД-ПФР. Кроме того, данную форму работодатель вправе оставить у себя и в дальнейшем при необходимости подтвердить страховой стаж работника.
Но, к сожалению, что-то пошло не так. Пенсионный фонд включает в форму СТД-ПФР не только периоды работы по трудовому договору (периоды трудовой деятельности), но и информацию о гражданско-правовых договорах.
Здесь надо пояснить, что в целях пенсионных прав учитываются периоды работы как по трудовому договору, так и гражданско-правовому договору. Так, в страховой пенсионный стаж включаются периоды работы и (или) иной деятельности, при условии, что за эти периоды уплачивались страховые взносы в ПФР (п.1 ст.11 Федерального закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ «О страховых пенсиях»). С дохода, который получает исполнитель по ГПД, компания-заказчик уплачивает «пенсионные» страховые взносы.
В этой связи, на лицевом счете человека в ПФР отражаются как периоды работы по трудовому договору, так и время работы по гражданско-правовому договору. И Пенсионный фонд эту информацию автоматически переносит в СТД-ПФР.
Однако, для определения страхового стажа для расчета больничного, важен именно период трудовой деятельности (время работы по трудовому договору) (п.1 ст.16 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»), поскольку, по общему правилу, за период работы по ГПД компания не уплачивает с дохода исполнителя взносы на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности.
А из формы СТД-ПФР не понятно, какие периоды человек работал по трудовому договору, а какие по ГПД.
В этой связи, на сегодняшний день практическим может быть следующее решение. Для определения страхового стажа новичка, который отказался от бумажной трудовой книжки, по-прежнему, требуйте предъявление этого документа с закрывающей записью. Или же просите предъявить формы СТД-Р (оформляют работодатели). Компании в данной форме отражают только трудовой стаж сотрудников.
В связи с введением электронных трудовых книжек, постепенно заменяющих бумажные носители, приказом Минтруда № 23н от 20.01.2020 года утверждены новые формы СТД-ПФР и СТД-Р, содержащие сведения о трудовой деятельности граждан. Вступление документа в силу с 07.03.2020 года обязало работодателей и специалистов пенсионного фонда формировать и выдавать информацию на разработанных трудовым ведомством бланках.
Сущность и значение форм
Сотрудники, заключившие трудовые договоры с работодателями и давшие согласие на переход на электронные трудовые книжки, могут получать необходимые сведения о трудовой деятельности с 07.03.2020 года по формам:
Справки выдаются в бумажном или электронном формате по выбору заказавшего физического лица.
Принципиальные отличия
Несмотря на схожесть форм, являющихся аналогами «бумажных» трудовых книжек для граждан, справки имеют существенные отличия, указанные в таблице:
Отличительный признак
СТД-Р
СТД-ПФР
Получатели
Работники, перешедшие на электронные трудовые книжки, включая уволенных
Застрахованные лица в системе обязательного пенсионного страхования
Выдающие организации
Юридические и физические лица – работодатели, заключившие хотя бы один трудовой договор
Территориальные отделения пенсионного фонда по месту регистрации граждан
Вносимая информация
Сведения о приеме, кадровых перемещениях и увольнении у конкретного работодателя
Сведения обо всех работодателях, отраженные на лицевом счете в системе персонифицированного учета
Основание для выдачи
Заявление работника или приказ об увольнении
Официальный запрос по форме, утвержденной ПФР
Обе справки могут понадобиться для нового трудоустройства, получения кредита в банковском учреждении и контроля правильности информации, переданной работодателем и внесенной в регистры специалистами фонда. Справка СТД-ПФР будет необходима работнику для подтверждения страхового стажа при ликвидации или реорганизации предприятия либо при прекращении деятельности предпринимателя.
Минтруд планирует скорректировать формы справок СТД-Р и СТД-ПФР, по которым работодатели и Пенсионный фонд выдают сведения о трудовой деятельности. Проект соответствующего приказа опубликован на едином портале проектов нормативных правовых актов.
Напомним, что работодатель, получивший письменное согласие сотрудника, может вести его трудовую книжку в электронном виде. Сведения из электронной трудовой можно получить у работодателя по последнему месту работы (за период работы у данного работодателя), в ПФР, в МФЦ или через портал Госуслуг. Для этих целей применяются следующие формы:
Действующие формы СТД-Р и СТД-ПФР утверждены приказом Минтруда от 20.01.20 № 23н (в ред. приказа от 17.09.20 № 618н).
Теперь Минтруд подготовил изменения в указанные бланки. Согласно проекту, формы будут дополнены графой «Работа в районах Крайнего Севера/Работа в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера». В нее нужно будет вносить один из кодов территориальных условий работы:
Кроме того, будет скорректирован порядок заполнения графы «Код выполняемой функции». В данную графу нужно будет вносить кодовое обозначение занятия, соответствующее должности (профессии), виду трудовой деятельности. Этот код состоит из пяти цифр в формате ХХХХ.Х, где:
В пояснительной записке к проекту приказа сказано, что изменения подготовлены с целью приведения к единообразию сведений о трудовой деятельности, которые работодатель подает в ПФР (форма СЗВ-ТД), и сведений, которые предоставляются работнику (формы СТД-Р и СТД-ПФР).
С 2020 года трудовую книжку можно вести в электронной форме, если работник дал на это письменное согласие. В связи с этим, справка СТД-Р как бы заменяет собой бумажную трудовую книжку. В первую очередь, за периоды с 2020 года (либо форма СТД-ПФР).
Таким образом, справку по форме СТД-Р работодатель выдает своему сотруднику.
Как утверждена
С 7 марта 2020 года действует приказ Минтруда России от 20.01.2020 № 23н (далее – Приказ № 23н), который утвердил бланк формы СТД-Р. Официальное название этой справки – «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем».
Официальный образец справки СТД-Р занимает один лист А4 и выглядит следующим образом:
Разделом II Приказа № 23н закреплён порядок заполнения справки СТД-Р.
Таким образом, справкой СТД-Р с 2020 года работодатели должны предоставлять информацию о трудовой деятельности своим сотрудникам, отказавшимся от ведения бумажной трудовой книжки.
Выдача СТД-Р
По закону есть 2 основания, когда работодатель обязан выдать заполненную справку СТД-Р:
Содержание справки
Как следует из самого бланка СТД-Р, справка включает следующие блоки, каждый из которых обязателен для заполнения работодателем:
Причём СТД-Р должна содержать только сведения о периоде работы у данного работодателя (п. 2.6 порядка заполнения, Приказ № 23н).
Для целей заполнения и выдачи справки СТД-Р к сведениям о трудовой деятельности работника относят:
Сведения для справки СТД-Р работодатели изначально берут из своих распорядительных документов. Это могут быть приказы, распоряжения, иные решения или документы, подтверждающие оформление трудовых отношений с данным сотрудником и с указанием их реквизитов (название, номер, дата). Отразить в справке СТД-Р должны и те сведения, которые были отменены или исправлены, а также если работодатель сменил название.
Какой может быть СТД-Р
Работник вправе выбирать между электронной и бумажной справкой СТД-Р. Первую работодатель должен заверить усиленной квалифицированной электронной подписью, а вторую – подписью руководителя или доверенного лица и печатью организации (при наличии).
Чем отличается от СТД-ПФР
Приказом № 23н также утверждена форма СТД-ПФР под названием «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые из информационных ресурсов Пенсионного фонда Российской Федерации».
В целом оба бланка похожи, но в справке СТД-ПФР акцент сделан именно на сведениях о работнике как зарегистрированном лице в системе индивидуального (персонифицированного) учета ПФР
На основе одних и тех же источников (распорядительных документов работодателя) справку СТД-Р формирует, заверяет и выдает работодатель, а справку СТД-ПФР – территориальный орган Пенсионного фонда.
Также справка СТД-ПФР понадобится, например, если работодатель реорганизован или ликвидирован.
С 1 января 2020 г. начался переход на электронные книжки. Вступление в мир виртуальных данных добровольное. Ели бумажная версия для сотрудника роднее и привычнее, то он вправе отказаться от электронной. Предварительно до 30 июня 2020 г. работодатель должен в письменной форме оповестить своих подчиненных о переходе. Отказ или согласие предоставляются в ответном заявлении. Прежде чем принимать решение, нужно разобраться в преимуществах.
Чем электронная трудовая лучше?
На наш взгляд, один из главных плюсов электронной трудовой – это урегулирование отношений между работодателем и сотрудником. Один из наших клиентов рассказывал о своем бывшем подчиненном. Молодой человек блестяще прошел собеседование, но трудовую не предоставил. Сказал, что потерял во время переезда. После испытательного срока отношение к работе изменилось: допускал много ошибок, пропал энтузиазм, стал часто отпрашиваться. Несколько раз с сотрудником беседовали. Отвечал, что в работе все нравится, но продолжал диверсию.
Через полгода руководитель принял решение – расстаться. Парень согласился, послушно пришел отработать один день из оставшихся двух недель и пропал. Когда его разыскали, он ответил, что не видит смысла в своем пребывании на работе. Уговоры и угрозы на него не действовали. За трудовой он так и не пришел, адреса для ее отправки не предоставил. Вывод о причинах отсутствия книжки при устройстве на работу напрашивается сам собой.
Бывают сложности и со стороны работодателя. Грустным опытом поделился, наш сотрудник о своей прошлой работе. Постоянные задержки зарплат. Огромные долги по каждому сотруднику. Рабочие устали терпеть, решили коллективно уволиться. Работодатель пригрозил невыдачей трудовой. Процесс разбирательств затянулся. Справедливость восторжествовала, но ценой потраченных нервов и времени.
С электронной трудовой таких проблем можно избежать. Занести фиктивную запись, потерять книжку или удержать станет невозможным.
По внутреннему содержанию изменений не предвидится. Останутся: информация о владельце, специальность, причины увольнения, трудовой стаж.
Сотрудник может в любой момент получить данные из своей трудовой у работодателя, через портал Госуслуги или ПФР, а также по заявлению в МФЦ. Бухгалтеру не нужно проделывать лишнюю работу, если информация нужна, когда сотрудник еще работает.
Процесс перехода
Руководитель не может заставить перейти на новый тип книжек. Принудительной электронная версия станет только для будущих сотрудников, которые устроятся в 2021 г. Остальные вправе отказаться.
По Федеральному закону 439-ФЗ п. 4 ч. 2 ст. от 16.12.2019 работники должны ознакомиться с положением до 30 июня 2020 г. и принять решение о переходе до 31 декабря 2020 г. Составить извещение можно по следующему шаблону:
Ответные заявления о форме трудовой заполняются сотрудниками по образцам:
Оформить заявления можно в 1С. Для этого заходим в меню «Зарплата и кадры», в разделе «Кадры» выбираем «Электронные трудовые книжки».
Теперь нажмите «Создать», «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности».
С помощью кнопки «Подбор» добавьте сотрудника.
В графе «Вид заявления» укажите тип трудовой.
Если человек принял решение сменить привычную бумажную книжку на электронную, то ему нужно вернуть старую версию с пометкой, что дальнейшая трудовая деятельность фиксируется в электронном виде.
Нерешительные сотрудники, которые так и не подадут заявление до конца года, останутся с прежней версией, но здесь есть исключение. Если кто-то из ваших подчиненных находится в декретном отпуске или на больничном, а по возвращению решит перейти на электронную книжку, то это можно сделать в любой момент после подачи заявления. Осталось привести в порядок все нормативные, трудовые акты и подать отчет в ПФР.
Изменение в актах
Первым делом займемся документами. После того, как сотрудники отказались от привычных трудовых, нужно внести информацию в книгу учета движения трудовых. В ней указывается дата выдачи, которая подтверждается росписью владельца.
Некоторые организации составляют акт о хранении и ведении трудовых. Он не является обязательным, но в случае его составления, нужно указать, что трудовая книжка может быть не только бумажной, но и электронной. Проделать эту работу предстоит и с трудовыми договорами, а также с нормативными актами и другими документами, если там есть запись о порядке ведения трудовой. Теперь перейдем к отчетности.
Перед отправкой отчета
Изначально информация поступала в региональную базу, а потом только направлялась в общую. Сейчас промежуточный региональный пункт исключен. Данные сразу будут поступать во всероссийскую базу, именно поэтому заявление нужно отправить повторно. Расскажем, как это сделать через 1С:
Заходим в «Отчеты», «1С-отчетность», «Уведомления, сообщения и заявления».
Выбираем: «Заявления по эл. документообороту с ПФР», «Заявление на подключение».
В новом окне нас сразу предупреждает 1С, что отправить заявление нужно всем, независимо от предыдущей подачи.
Если у вас нет этих данных, то их можно посмотреть прямо в 1С. Для этого заходим в «Покупки», «Расчеты с контрагентами», «Досье контрагента».
Теперь вам нужно найти своего оператора и узнать необходимую информацию. После заполнения отправляем и ждем два дня. Если все заполнили правильно, то вам придет подтверждение. После чего можно формировать отчеты: СЗВ-ТД и СТД-Р.
Отчеты: СЗВ-ТД и СТД-Р
С 2020 г. нужно сдавать отчет СЗВ-ТД в пенсионный фонд. Сдается он только по тем сотрудникам, которые устроены по трудовому договору. Работники по ГПД к этому числу не относятся. Отчет составляется, если произошли какие-то изменения в трудовой деятельности (увольнение, прием на работу, повышение или понижение в должности, а также выбор формы трудовой). Отправлять отчет нужно не позднее 15 числа следующего месяца. Первые отчеты по данной форме ожидаются в феврале. Если никаких изменений по сотрудникам не произошло, то и отчет сдавать не нужно.
Для тех, кто отказался от электронной книжки, дублировать записи отчета придется бухгалтеру не только в электронной версии, но и в бумажной. Облегчить работу поможет 1С. На данный момент форма отчета уже установлена. Ее можно найти в актуальной версии программ: 1С: ЗУП – 3.1.10.307 и 1С: Бухгалтерия – редакция 3.0, версия 3.0.75.70. Отслеживать изменения и обновления продуктов 1С можно по этой ссылке: v8.1c.ru/lawmonitor/
Форма отчета выглядит следующим образом:
Создание отчета в 1С облегчает задачу тем, что часть данных заполняется автоматически. Найти форму можно по пути: «Отчеты», «1С-Отчетность», «Регламентированные отчеты».
В появившемся окне нажмите «Создать».
Добавляем нужного сотрудника, для этого нажмите «Подбор».
Программа частично заполнит сведения. Остальное нужно выбрать из предложенных вариантов. Два раза нажимаем на строку с данными сотрудника.
Кнопка «Добавить» показывает строку, где можно указать изменения в трудовой деятельности. В верхнем поле вы можете добавить заявление о форме трудовой книжки. После этого нажмите «Ок».
Предоставить отчет можно не только в электронном виде, но и в бумажном. Такой вариант допустим, если в штате компании менее 25 человек.
СЗВ-ТД – это не единственный новый отчет. При увольнении или по просьбе сотрудника ему нужно выдать форму СТД-Р. В ней содержится информация за весь рабочий период. Срок действия не устанавливается. Выдается в бумажном или электронном виде на усмотрение сотрудника.
Найти данный отчет в 1С можно в меню «Зарплата и кадры», «Кадры», «Электронные трудовые книжки».
В открывшемся окне укажите сотрудника. Личные данные добавятся автоматически, остальное придется заполнить вручную. Принцип заполнения схож с отчетом СЗВ-ТД.
Штрафы
Неверная информация по сотруднику и несоблюдение сроков отчетности – это административное нарушение, которое регулируется статьей 5.27 КоАП РФ. За неоднократное игнорирование сроков в течение года, руководителю выносится предупреждение или штраф: для ИП от 1000 до 5000 руб., для компании – от 30 тыс. руб. до 50 тыс. Если ошибка замечена, и вы успели в течение 10 дней после первой отправки внести изменения, то штрафа можно избежать.
