Что означает документ для служебного пользования

Гриф ДСП — что это такое

На некоторых документах можно заметить гриф ДСП или «для служебного пользования», который согласно нормативам законодательства строго ограничивает возможности по применению информации. Однако о том, как именно определяется степень секретности при наличии грифа ДСП, а также о том, является ли надпись для служебного пользования полноценным грифом или пометкой, знают не все руководители и специалисты отдела кадров. В то же время неверное использование грифа для служебного пользования может привести к различным проблемам, которых можно избежать, зная нормативы законодательства.

Что такое гриф ДСП

Гриф «для служебного пользования» — это особая пометка на документах, а также папках в которых они могут храниться, проставляемая на всех листах и приложениях, которые относятся к отдельному документу. Наличие данного грифа строго ограничивает круг лиц, которые могут получить доступ к этой документации. В частности, на документы, имеющие определенный гриф секретности, не распространяются нормативы законодательства, касающиеся возможности беспрепятственного доступа к информации.

Рассматривая же непосредственно гриф ДСП, необходимо отметить, что так отмечаются все документы, которые могут содержать в себе сходную со служебной тайной информацию, не обладающую столь высоким уровнем секретности. Более подробно о служебной тайне можно прочитать в отдельной статье. Под служебной тайной подразумевается конфиденциальная информация, которая хранится и используется в различных органах государственной службы.

С точки зрения российского законодательства, непосредственно гриф ДСП и его использование строго регламентированы. За нарушение принципов обращения с подобной документацией может быть предусмотрена административная, уголовная и дисциплинарная ответственность. Конкретный порядок работы с грифом ДСП рассматривается ведомственными документами, касающимися деятельности того или иного органа государственной службы.

Могут ли использовать гриф ДСП коммерческие организации

Гриф для служебного пользования, с точки зрения нормативов действующего российского законодательства, рассматривается исключительно в отношении отдельных государственных служб. Таким образом, использовать данную пометку в своей деятельности негосударственные организации, как коммерческие, так и некоммерческие, не могут. В то же время, в рамках ведения коммерческой деятельности все же предусмотрены механизмы ограждения различной конфиденциальной информации от посторонних. В частности, основными подобными механизмами являются:

Непосредственно же применение грифа ДСП к документам, которые субъект хозяйствования не хочет допускать к использованию третьими лицами законом не предусмотрено, если этот субъект не относится к государственным структурам. Таким образом, применение такого грифа к документации может привести к следующим негативным последствиям:

«Для служебного пользования» — это гриф или пометка?

Вопрос того, является ли надпись «Для служебного пользования» полноценным грифом секретности или пометкой, может быть актуален как для государственных служащих, так и для других лиц, которые могут работать с такими документами в силу различных обстоятельств. В чем же разница между грифом и пометкой?

Под грифом в действующем законодательстве подразумевается нанесение специальной печати или ряда надписей по установленной форме или же в свободной форме на каждую страницу документа. При этом гриф секретности определяет конкретную степень секретности документации, проставляется на каждой странице документа, если их несколько, и является юридически значимой составляющей документа.

Пометка, в свою очередь, не несет никакой юридически значимой информации, а лишь определяет конкретные дополнительные сведения в отношении документа. Так как использование грифа для служебного пользования сейчас четко регламентировано российским законодательством, то оно подразумевает отнесение его именно к категории полноценных грифов, а не информативных пометок.

Как работать с документами, содержащими гриф ДСП

Порядок работы с документацией, содержащей гриф ДСП, устанавливается действующим законодательством в отношении государственных служб. При этом государственные службы должны определить круг лиц, которые имеют право хранения и учета таких документов и обращения с ними. В свою очередь, в каждом конкретном случае, гриф ДСП может подразумевать работу с документацией ограниченным кругом лиц, как относящихся к определенной службе, так и за ее пределами.

В случае, если лицо получило документ, содержащий гриф ДСП, ему следует уточнить у передавшего информацию лица о том, какие действия можно предпринимать с данной документацией. В общих ситуациях, подобный гриф устанавливает следующие ограничения:

Источник

Раздел 13. Особенности работы с документами с пометкой «Для служебного пользования»

Раздел 13. Особенности работы с документами с пометкой
«Для служебного пользования»

13.1. Положения настоящей Инструкции распространяются на работу с документами с пометкой «Для служебного пользования». К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью*.

13.2. Пометка «Для служебного пользования» ставится на отдельных документах нормативного, информационного и справочного характера, содержащих несекретные сведения ограниченного распространения. К ним относятся сведения, не подлежащие опубликованию в открытой печати, использованию в передачах радио и телевидения, а также требующие ограничения знакомящихся с ними лиц.

13.3. Документы (издания) с пометкой «Для служебного пользования» учитываются в отдельных журналах или карточках отдельно от несекретной документации.

При незначительном объеме документов с пометкой «Для служебного пользования» разрешается вести их учет в одних журналах с несекретной документацией, выделяя для учета отдельные листы. Нумерация документов «Для служебного пользования» отдельная, с добавлением к регистрационному номеру отметки ДСП.

13.4. Ознакомление исполнителей с поступившими в структурное подразделение документами «Для служебного пользования» осуществляет ответственный за учет и хранение таких документов сотрудник, с письменного разрешения руководителя.

13.5. Необходимость пометки «Для служебного пользования» определяется исполнителем или должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, который несет персональную ответственность за завышение или занижение грифа.

13.6. Печатание документов с пометкой «Для служебного пользования» производится специально назначенным сотрудником, отвечающим за учет и хранение документов с пометкой «Для служебного пользования», на компьютере, аттестованном согласно требованиям по безопасности информации.

13.7. Перенос информации с пометкой «Для служебного пользования» должен осуществляться только на учтенных магнитных или оптических носителях.

На сам носитель наносятся его учетный номер и пометка «ДСП». Хранятся такие носители отдельно от других, в местах, обеспечивающих их сохранность и защиту от несанкционированного доступа к ним.

13.8. Уничтожение магнитных оптических носителей информации производится механическим путем (разбивание или разрезание на части размером не более 1×1 см). Уничтожение производится по акту с отметкой об уничтожении в книгах учета. Использование носителей в несекретном делопроизводстве после стирания информации с пометкой «Для служебного пользования» запрещено.

13.9. Пометка «Для служебного пользования» и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания и на первой странице сопроводительного документа к ним.

13.10. На последней странице документа с пометкой «Для служебного пользования» в левом нижнем углу (а если не позволяет место, то на оборотной стороне ) делается отметка о том:

сколько исполнено экземпляров;

краткий перечень рассылки;

Исполнил: А.В. Семенов

Отпечатал: А.И. Иванова

Исполнил: А.В. Семенов

Отпечатал: А.И. Иванова

13.11. Снятие копий и изготовление выписок с документов с пометкой «Для служебного пользования» производятся с письменного разрешения руководителя, подписавшего или утвердившего документ, или руководителя структурного подразделения в адрес которого поступил документ или отписан руководителем исполнительного органа государственной власти, ведущего собственное делопроизводство. В этом случае на свободном месте титульного или последнего листа, а при отсутствии свободного места на обратной стороне последнего листа, ставится виза руководителя с указанием лицу, ответственному за учет и хранение документов с пометкой «Для служебного пользования», о том, сколько снять копий или сделать выписок, и каких пунктов документа, и куда отправить.

Исполнитель учитывает копии или выписки за новыми учетными номерами и делает отметку в документе, с которого снимал копии или делал выписки, о том, сколько снято копий (сделано выписок из каких пунктов документа), за какими номерами они учтены и дату.

1. Сделать одну копию и направить в Комитет по финансам администрации Белоярского района.

2. Сделать выписку с пунктов 1-4,7 и выслать в Департамент транспорта и связи автономного округа.

3. Подпись (расшифровка подписи) руководителя и дата.

Сняты 2 копии. Учтены за N 17/4 дсп

Сделана одна выписка с пунктов 1-4,7 учтена за N 17/5 дсп.

Подпись (расшифровка подписи) исполнителя и дата

13.12. Отправка документов, содержащих служебную информацию ограниченного доступа, осуществляется Управлением делопроизводства. При необходимости направления таких документов нескольким адресатам исполнитель составляет указатель рассылки, в котором около каждого адресата проставляет номер направляемого экземпляра. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем подразделения, готовившего документ.

13.14. Уничтожение дел, документов с пометкой «Для служебного пользования», утративших практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится в подразделениях Администрации Губернатора автономного округа, исполнительном органе государственной власти по акту.

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Источник

Какой правовой статус у документов с пометкой «Для служебного пользования»

Документы с пометкой «Для служебного пользования» содержат служебную информацию ограниченного распространения.

Документы с такой пометкой не содержат государственную или коммерческую тайну.

Относить служебную информацию к информации ограниченного использования могут уполномоченные на это должностные лица, которые несут персональную ответственность за обоснованность принятия такого решения.

Что означает пометка «Для служебного пользования»

Такая пометка на документах означает, что документ содержит информацию ограниченного распространения. Это информация:

• о деятельности организации, если ограничения на распространение такой информации диктуются служебной необходимостью;

• которая поступила в организацию и доступ к которой ограничен федеральными законами. Например, к такой информации относятся сведения конфиденциального характера (Указ Президента РФ от 06.03.1997 № 188).

Не относятся к информации ограниченного распространения (п. 1.3 Положения № 1233):

• правовые акты, устанавливающие статус госорганов, организаций, общественных объединений;

• правовые акты, устанавливающие права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;

• сведения о чрезвычайных ситуациях и других опасных явлениях и процессах, которые необходимы для обеспечения безопасности населения и производственных объектов;

• описание структуры госоргана и его функций, а также его адрес;

• порядок рассмотрения обращений граждан и юрлиц, а также вынесенные по таким обращениям решения;

• сведения об исполнении бюджета, состоянии экономики и потребностей населения;

• документы, которые хранятся в открытых фондах библиотек, информационных системах организаций и которые необходимы для реализации прав, свобод и обязанностей граждан;

• информация, содержащаяся в архивных документах архивных фондов (за исключением сведений и документов, доступ к которым ограничен законодательством РФ).

Является ли информация в документах с пометкой «Для служебного пользования» государственной или коммерческой тайной

Такую информацию нельзя отнести к гостайне, так как она не является секретной. На нее не распространяется порядок обращения с документами, содержащими гостайну (п. п. 1.1 и 1.2 Положения№ 1233).

Также эта информация не является коммерческой тайной, потому что она касается деятельности органов власти либо госкорпораций, а также подведомственных им юридических лиц (п. 1.1 Положения № 1233).

Кто определяет необходимость проставления на документах пометки «Для служебного пользования»

Решение о проставлении пометки «Для служебного пользования» на документах и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, принимает исполнитель и должностное лицо, которое подписывает или утверждает документ. На это указано в п. 2.1 Положения № 1233.

Относить служебную информацию к информации ограниченного использования могут должностные лица, уполномоченные на это руководителем госоргана и госкорпорации. Это установлено в абз. 1 и 2 п. 1.5 Положения № 1233. Они несут персональную ответственность за обоснованность принятия данного решения (п. 1.6 Положения № 1233). Например, Категории таких уполномоченных должностных лиц таможенных органов РФ, представительств (представителей) таможенной службы РФ в иностранных государствах и организаций, находящихся в ведении ФТС России, определены Приказом ФТС России от 03.03.2021 № 170.

По материалам КонсультантПлюс

Также см. следующие публикации:

Источник

Что означает документ для служебного пользования

Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти

ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 3 ноября 1994 г. № 1233

г. Москва

Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности

(В редакции постановлений Правительства Российской Федерации от 20.07.2012 № 740, от 20.02.2016 № 123, от 18.03.2016 № 214, от 06.08.2020 № 1186)

Правительство Российской Федерации постановляет:

1. Утвердить прилагаемое Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности. (В редакции постановлений Правительства Российской Федерации от 20.07.2012 № 740; от 18.03.2016 № 214)

2. Установить, что служебная информация, содержащаяся в подготавливаемых в федеральных органах исполнительной власти проектах указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, других служебных документов, не подлежит разглашению (распространению).

Председатель ПравительстваРоссийской Федерации В.Черномырдин

УТВЕРЖДЕНОпостановлением ПравительстваРоссийской Федерацииот 3 ноября 1994 г. № 1233

ПОЛОЖЕНИЕо порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности

(В редакции постановлений Правительства Российской Федерации от 20.07.2012 № 740, от 20.02.2016 № 123, от 18.03.2016 № 214, от 06.08.2020 № 1186)

1. Общие положения

Положение не распространяется на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

1.2. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности организаций, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью, а также поступившая в организации несекретная информация, доступ к которой ограничен в соответствии с федеральными законами. (В редакции Постановления Правительства Российской Федерации от 20.02.2016 № 123)

1.3. Не могут быть отнесены к служебной информации ограниченного распространения:

акты законодательства, устанавливающие правовой статус государственных органов, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;

сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, гидрогеологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасного существования населенных пунктов, граждан и населения в целом, а также производственных объектов;

описание структуры органа исполнительной власти, его функций, направлений и форм деятельности, а также его адрес;

порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц;

решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке;

сведения об исполнении бюджета и использовании других государственных ресурсов, о состоянии экономики и потребностей населения;

документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек, информационных системах организаций, необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан; (В редакции Постановления Правительства Российской Федерации от 06.08.2020 № 1186)

1.4. На документах (в необходимых случаях и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования».

1.5. Руководитель федерального органа исполнительной власти, уполномоченного органа управления использованием атомной энергии, уполномоченного органа по космической деятельности в пределах своей компетенции определяет: (В редакции постановлений Правительства Российской Федерации от 20.07.2012 № 740; от 18.03.2016 № 214)

категории должностных лиц, уполномоченных относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения;

порядок передачи служебной информации ограниченного распространения другим органам и организациям;

порядок снятия пометки «Для служебного пользования» с носителей информации ограниченного распространения;

организацию защиты служебной информации ограниченного распространения.

1.6. Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной информации к разряду ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и за соблюдение ограничений, предусмотренных пунктом 1.3 настоящего Положения.

1.7. Служебная информация ограниченного распространения без санкции соответствующего должностного лица не подлежит разглашению (распространению).

1.8. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, государственный служащий (работник организации) может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.

1.9. В случае ликвидации федерального органа исполнительной власти, уполномоченного органа управления использованием атомной энергии, уполномоченного органа по космической деятельности, организации решение о дальнейшем использовании служебной информации ограниченного распространения принимает ликвидационная комиссия. (В редакции постановлений Правительства Российской Федерации от 20.07.2012 № 740; от 18.03.2016 № 214)

2. Порядок обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения

2.1. Необходимость проставления пометки «Для служебного пользования» на документах и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

2.2. Прием и учет (регистрация) документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляются, как правило, структурными подразделениями, которым поручен прием и учет несекретной документации.

2.3. Документы с пометкой «Для служебного пользования»:

печатаются в машинописном бюро. На обороте последнего листа каждого экземпляра документа машинистка должна указать количество отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, свою фамилию и дату печатания документа. Отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками и вариантами передаются для регистрации работнику, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим работником с отражением факта уничтожения в учетных формах;

учитываются, как правило, отдельно от несекретной документации. При незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами. К регистрационному индексу документа добавляется пометка «ДСП»;

передаются работникам подразделений под расписку;

пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями;

размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения соответствующего руководителя. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно;

хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах).

2.4. При необходимости направления документов с пометкой «Для служебного пользования» в несколько адресов составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем структурного подразделения, готовившего документ.

2.5. Исполненные документы с пометкой «Для служебного пользования» группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка «Для служебного пользования».

2.6. Уничтожение дел, документов с пометкой «Для служебного пользования», утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту. В учетных формах об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.

2.7. Передача документов и дел с пометкой «Для служебного пользования» от одного работника другому осуществляется с разрешения соответствующего руководителя.

2.8. При смене работника, ответственного за учет документов с пометкой «Для служебного пользования», составляется акт приема-сдачи этих документов, который утверждается соответствующим руководителем.

2.9. Проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой «Для служебного пользования» проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми приказом руководителя. В состав таких комиссий обязательно включаются работники, ответственные за учет и хранение этих материалов.

В библиотеках и архивах, где сосредоточено большое количество изданий, дел и других материалов с пометкой «Для служебного пользования», проверка наличия может проводиться не реже одного раза в пять лет.

Результаты проверки оформляются актом.

2.10. О фактах утраты документов, дел и изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации ставится в известность руководитель организации и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются руководителю, назначившему комиссию.

На утраченные документы, дела и издания с пометкой «Для служебного пользования» составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах. Акты на утраченные дела постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архив для включения в дело фонда.

2.11. При снятии пометки «Для служебного пользования» на документах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись.

* Требования настоящего Положения распространяются на порядок обращения с иными материальными носителями служебной информации ограниченного распространения (фото-, кино-, видео- и аудиопленки, машинные носители информации и др.)

Источник